Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 w sposób jednoznaczny rozstrzygają w jaki sposób należy szacować wartość zamówień częściowych realizowanych w ramach projektu o dofinansowanie.
Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych („Pzp”) lub ze względu na wartość zamówienia nie mają obowiązku stosowania Pzp, podobnie, jak w przypadku realizacji projektów w poprzedniej perspektywie, są zobowiązane do przeprowadzania postępowań w oparciu o zasadę konkurencyjności, która została szczegółowo opisana w Wytycznych ministra funduszy i polityki regionalnej dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 („Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027”). Zasada konkurencyjności zdefiniowana w nowych wytycznych różni się w niektórych zakresach od tej, którą znamy z perspektywy 2014–2020. Różnice te zostaną szczegółowo omówione poniżej.
Zasady ogólne
W pierwszych dwóch punktach Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027, sformułowano ogólne zasady, jakimi beneficjent powinien kierować się podczas przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Do tych zasad należą zasady:
- zachowania uczciwej konkurencji,
- równego traktowania wykonawców,
- działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny.
Co więcej, zwrócono również uwagę na konieczność przestrzegania zasady efektywności. Nowością w Wytycznych kwalifikowalności 2021–2027 jest elektronizacja procesu ofertowania – potencjalni wykonawcy będą mogli składać oferty oraz komunikować się z beneficjentem jedynie za pośrednictwem bazy konkurencyjności. Oczywiście Wytyczne kwalifikowalności przewidują odstępstwa od tej zasady, jednak mają one związek ze szczególnym formatem plików, jakich wymaga beneficjent w postępowaniu lub ochroną informacji szczególnie wrażliwych. Warto również zauważyć, że Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 maja zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia o wartości wyższej niż 50 tys. złotych netto. Poniżej tej kwoty beneficjent nie będzie już zobowiązany do przeprowadzania rozeznania rynku.
Szacowanie wartości zamówienia
Jedną z pierwszych czynności, jaką beneficjent jest zobowiązany wykonać podczas przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia, jest oszacowanie wartości zamówienia. Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027, określają zobowiązania beneficjenta w tym zakresie, wskazując, że szacowanie powinno zostać przeprowadzone z należytą starannością. Określając wartość zamówienia, beneficjent powinien wziąć pod uwagę wszystkie części zamówienia, jakie mają zostać udzielone w całym okresie realizacji projektu. Dla uniknięcia wątpliwości, które pojawiały się na gruncie poprzednich wytycznych, wskazano, że zasadę konkurencyjności stosuje się do udzielania każdej części zamówienia sekcja 3.2.2. pkt 5 Wytycznych kwalifikowalności 2021–2027).
Konflikt interesów
Jednym z wymogów Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027, który musi być przestrzegany we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia, jest obowiązek zapobiegania konfliktowi interesów. Obowiązek ten był sformułowany również na gruncie poprzednich wytycznych, jednak postanowienia w tym zakresie zostały doprecyzowane. W myśl obecnie obowiązujących wytycznych przez konflikt interesów należy rozumieć sytuacje, w których osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania, lub mogące wpłynąć na jego wynik, mają bezpośrednio lub pośrednio interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności, niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Rażąco niska cena
W postępowaniach prowadzonych zgodnie z poprzednio obowiązującymi wytycznymi, beneficjenci mogli wzywać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, jeżeli przewidzieli taką możliwość w zapytaniu ofertowym, jako że wytyczne pomijały tę kwestię. W Wytycznych kwalifikowalności 2021–2027 przewidziana została podstawa prawna dla takiego działania. W myśl sekcji 3.2.2. pkt 21. Wytycznych kwalifikowalności 2021–2027, jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30 proc. od średniej arytmetycznej cen wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym – zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Literalne brzmienie postanowienia wskazuje na obowiązek zamawiającego w zakresie wezwania do wyjaśnień, gdy spełnią się przesłanki wskazane w tym postanowieniu wytycznych.
Wybór wykonawcy
Wybór wykonawcy w oparciu o Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 odbywa się na podstawie kryteriów oceny ofert wskazanych w zapytaniu ofertowym. Podobnie, jak w przypadku poprzednich wytycznych kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia. Mogą one zaś obejmować:
- jakość w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne;
- organizację, kwalifikacje zawodowe, doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
- serwis posprzedażowy oraz pomoc techniczną, warunki dostawy.
Zamawiający w przypadku kryteriów oceny ofert nie mogą zapominać o tym, że muszą być one sformułowane w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości, aby wykonawcy analizując wymogi, wiedzieli, jakie elementy oferty będą podlegały punktowaniu. Bardzo ważne jest to, aby zamawiający nie stosowali wykładni rozszerzającej do wskazanych w zapytaniu ofertowym kryteriów oceny ofert, zobowiązani są oni do ścisłego ich przestrzegania.
Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 podobnie, jak poprzednie wytyczne pozwalają w sytuacji, gdy wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, uchyla się od zawarcia umowy – na zawarcie umowy z wykonawcą, którego oferta w rankingu ofert sklasyfikowana jest na drugiej pozycji. Rozwiązanie to ułatwia zamawiającemu działanie, brak tego postanowienia wytycznych, skutkowałby koniecznością prowadzenia postępowania na nowo.
Umowa o zamówienia
Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 jednoznacznie przesądzają o możliwości zawarcia umowy o zamówienie w formie elektronicznej. Zamawiający w każdym wypadku ma wybór, czy chce, aby umowa była zawarta w formie pisemnej czy formie elektronicznej (sekcja 3.2.4 pkt 1). Wcześniej możliwość ta wywodzona była z przepisów Kodeksu cywilnego. Każdy z zamawiających na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego musi pamiętać o tym, że zawarta umowa musi zostać wykonana w sposób w niej określony. Jakiekolwiek odstępstwo od określonego sposobu realizacji musi mieć swoją podstawę prawną, która może wynikać z postanowień sekcji 3.2.4 pkt 4 Wytycznych kwalifikowalności lub stosownych klauzul umownych. Z tego też powodu, zamawiający na etapie przygotowania postępowania powinien przewidzieć sytuacje, które mogą skutkować koniecznością zmiany umowy i uwzględnić je w treści zapytania ofertowego w postaci jednoznacznych postanowień umowy, które określają zakres i charakter zmian oraz warunki ich wprowadzenia.
*****
Wytyczne kwalifikowalności 2021–2027 nie zmieniają w znaczący sposób zasad prowadzenia postępowań, z wyjątkiem elektronizacji procesu związanego z udzielaniem zamówień. Zmiany, które zostały wprowadzone względem poprzednich wytycznych, pozwalają na usunięcie wątpliwości, które mieli zamawiający.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Żaneta Urbaniak
