Zgody korporacyjne na zawarcie umowy

Zawieranie umów przez spółkę może oznaczać konieczność uzyskania odpowiednich zgód korporacyjnych. Kodeks spółek handlowych przewiduje różne skutki zawarcia umowy bez uzyskania konkretnej zgody – w tym m.in. odpowiedzialność zarządu, a nawet nieważność kontraktu.

Zgody korporacyjne stanowią jeden z podstawowych mechanizmów związanych z ładem korporacyjnym w spółkach prawa handlowego. Funkcją zgód korporacyjnych jest m.in. realizowanie przez radę nadzorczą, wspólników lub akcjonariuszy nadzoru nad dokonaniem czynności prawnych w imieniu i na rzecz spółki. Kontrola jest realizowana poprzez wskazanie szczególnych i doniosłych okoliczności nakazujących uzyskanie zgody innego organu spółki. Taka sytuacja może mieć przykładowo miejsce, gdy decyzja o dokonaniu czynności prawnej przez spółkę jest związana z ryzykiem biznesowym, możliwością pokrzywdzenia interesów wspólników czy akcjonariuszy lub gdy już sam charakter czynności ma istotny wpływ na funkcjonowanie spółki.

Czynności prawne, o których mowa powyżej, obejmują swoim zakresem również zawieranie umów przez spółkę. Zależnie od przedmiotu działalności spółki oraz wymogów wynikających z jej dokumentacji korporacyjnej, zawieranie umów może być zatem związane z koniecznością uzyskania odpowiednich zgód korporacyjnych. Kodeks spółek handlowych („KSH”) przewiduje różne skutki braku uzyskania konkretnej zgody (w zależności od podstawy, z której wynika wymóg uzyskania zgody korporacyjnej). Brak zgody może prowadzić zatem nie tylko do odpowiedzialności wewnętrznej podmiotów działających na rzecz spółki (np. zarządu), ale również do nieważności samej umowy, co może również skutkować odpowiedzialnością wobec pozostałych stron umowy.

Konsekwencje braku zgody…
Wyrażenie zgody na dokonanie czynności prawnej polegającej na zawarciu przez spółkę umowy może mieć swoją podstawę zarówno w ustawie, jak i w wewnętrznej dokumentacji korporacyjnej spółki. Co istotne, KSH posługuje się pojęciem ustawy, co powoduje, że obowiązek uzyskania zgody może wynikać również z innej ustawy niż KSH. Najistotniejsze przykłady konieczności uzyskania zgody korporacyjnej na zawarcie umowy wynikające z KSH zostaną omówione w dalszej części artykułu.

Na wstępie chcielibyśmy zwrócić uwagę na możliwe skutki braku uzyskania odpowiedniej zgody korporacyjnej. Art. 17 § 1. KSH przewiduje, że jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Wspomniana sankcja nieważności nie może zostać wyłączona w umowie lub statucie spółki. Zasadą zatem jest, że brak udzielenia zgody w przypadku, gdy jest ona wymagana przez ustawę, skutkuje nieważnością czynności prawnej – a więc również umowy zawartej bez właściwej zgody korporacyjnej.

Co do zasady zgoda na dokonanie czynności prawnej może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia (zawarciem umowy). KSH przewiduje jednak również możliwość udzielenia zgody następczo, tj. po dokonaniu czynności (art. 17 § 2. KSH). Zgoda na dokonanie czynności prawnej (zawarcie umowy) może zostać wyrażona nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę (zawarcia umowy).

Należy mieć na względzie, że dwumiesięczny termin na udzielenie zgody jest terminem nieprzekraczalnym i niemożliwym do przywrócenia. Zgoda udzielona w trybie art. 17 § 2. KSH nie powinna pozostawiać wątpliwości co do tego, że zostaje udzielona w odniesieniu do określonej czynności (umowy), która została dokonana bez wymaganej uprzednio zgody. Mechanizm ten więc ma charakter naprawczy (sanujący), dając możliwość stronom umowy utrzymania jej ważności.

Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili zawarcia umowy. Oznacza to, że umowa jest ważna od momentu jej zawarcia, a nie od momentu wyrażenia następczej zgody. Natomiast w przypadku braku udzielenia zgody w odpowiednim terminie umowa jest nieważna już od momentu jej zawarcia.

W praktyce rynkowej, gdy stronom umowy zależy na szybkim jej zawarciu, a harmonogram czynności związany z zawarciem umowy nie przewiduje np. zwołania zgromadzenia wspólników spółki w celu udzielenia uprzedniej zgody, możliwe jest wprowadzenie postanowienia zobowiązującego daną stronę do podjęcia uchwały w późniejszym terminie. To rozwiązanie jest obarczone jednak ryzykiem, że druga strona nie uzyska takiej zgody zarówno z przyczyn formalnych, jak i z powodu samej decyzji organu uprawnionego do udzielenia zgody. Skutkiem powyższego będzie nieważność umowy.

Kolejnym źródłem potencjalnego wymogu uzyskania zgody na zawarcie umowy jest wewnętrzna dokumentacja korporacyjna spółki, obejmująca w szczególności umowę lub statut. W przypadku gdy umowa/statut przewidują wymóg uzyskania zgody na dokonanie danej czynności (a nie jest ona wymagana ustawą), zgodnie z art. 17 § 3. KSH czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę /statut spółki, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki/statutu.

Podmioty działające na rzecz spółki, czyli w szczególności zarząd mogą ponosić odpowiedzialność za zawarcie umowy bez wymaganej zgody zarówno w przypadku gdy obowiązek ten wynika z przepisów ustawy jak i z umowy/statutu spółki. Odpowiedzialność może mieć zarówno charakter odszkodowawczy jak i korporacyjny. W szczególności możliwe jest zastosowanie do członka zarządu art. 293 i art. 483 KSH.

Przy zawieraniu umowy rekomendowaną praktyką jest, aby w oświadczeniach stron została przytoczona informacja o tym, że do zawarcia umowy nie jest wymagana żadna zgoda lub wskazanie, jakie zgody zostały udzielone w celu zawarcia danej umowy. W przypadku sporu dotyczącego umowy takie postanowienie może wskazywać na dobrą lub złą wiarę stron przy zawieraniu danej umowy.

Zgody wymagane przez KSH
KSH zawiera szereg postanowień w odniesieniu do poszczególnych spółek handlowych, na podstawie których do zawarcia umowy potrzebne jest uzyskanie zgody korporacyjnej.

W przypadku niektórych zgód KSH przewiduje, że umowa lub statut mogą stanowić inaczej. W przypadku takich zgód (względnie wiążących) możliwe jest zatem:

• wyłączenie obowiązku ich uzyskania; lub
• modyfikacja w sposób ograniczający zakres ich zastosowania np. poprzez wskazanie, że zgoda wymagana będzie wyłącznie w odniesieniu do zbycia nieruchomości, a już nie do jej nabycia.

W odniesieniu do pozostałych zgód (bezwzględnie wiążących) nie jest możliwe ich zmodyfikowanie (w sposób powodujący, że są one mniej rygorystyczne) ani tym bardziej ich wyłączenie.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Na podstawie KSH, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością uchwały wspólników wymagają w szczególności:

1. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
2. nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości (jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej);
3. zawarcie umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę;
4. zawarcie umowy o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 tys. zł, przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, (chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki);
5. rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia (np. poprzez zawarcie umowy) o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), przy czym w tym przypadku wyjątkowo art. 17 § 1. KSH nie ma zastosowania, tj. dokonanie takiej czynności bez uchwały wspólników jest ważne.

• Spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna

Na podstawie KSH, w spółce akcyjnej oraz w prostej spółce akcyjnej uchwały walnego zgromadzenia wymaga w szczególności:

1. zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
2. nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości (jeżeli statut spółki nie stanowi inaczej);
3. zawarcie umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę;
4. zawarcie umowy o nabycie dla spółki jakiegokolwiek mienia, za cenę przewyższającą jedną dziesiątą wpłaconego kapitału zakładowego, od założyciela lub akcjonariusza albo dla spółki lub spółdzielni zależnej od założyciela lub akcjonariusza spółki, przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki.

Dodatkowo, w przypadku spółki akcyjnej przykładem zgody rady nadzorczej wymaganej przez KSH jest zawarcie umowy przez spółkę akcyjną ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10 proc. sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki (chyba że statut stanowi inaczej).

• Spółki kapitałowe – zawarcie przez spółkę umowy kredytu, pożyczki, poręczenia z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem

Dodatkową szczególną zgodą, której obowiązek udzielenia przewiduje KSH w odniesieniu do spółek kapitałowych jest zgoda na zawarcie przez spółkę umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób. Również zawarcie przez spółkę zależną takiej umowy z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia spółki dominującej.

• Spółki osobowe – sprawy przekraczające zakres zwykłych czynności

W odniesieniu do spółek osobowych KSH co do zasady przewiduje, że w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki. W przypadku zawierania umów ze spółką osobową należy zwrócić uwagę na to, że KSH przewiduje przypadki gdy wymagane jest uzyskanie zgody określonych wspólników i tak przykładowo zgody wszystkich komplementariuszy wymagają, uchwały walnego zgromadzenia spółki komandytowo-akcyjnej dotyczące zawarcia umowy skutkującej (i) zbyciem czy wydzierżawieniem przedsiębiorstwa spółki lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nim prawa użytkowania, czy (ii) zbyciem nieruchomości spółki.

Zgody wymagane przez dokumentację korporacyjną
Inną kategorią zgód korporacyjnych są zgody wynikające z dokumentacji wewnętrznej spółki, a więc w szczególności umowy czy statutu. Wspólnicy czy akcjonariusze spółki mogą dość swobodnie (tj. w granicach KSH) określić w umowie/statucie zarówno sytuacje, w których wyrażenie zgody jest wymagane, jak i procedurę udzielenia takiej zgody.

W ten sposób możliwe jest zapewnienie szczególnego nadzoru nad działalnością spółki poprzez dostosowanie obowiązku uzyskania odpowiednich zgód do profilu działalności podmiotu jak i jego skali. Ze względu na swobodę w tym zakresie, nie jest możliwe przedstawienie katalogu sytuacji, w których zgoda na zawarcie danej umowy byłaby niezbędna.

Do przykładowych postanowień, które można znaleźć w umowach/statutach spółek należą wyrażenie zgody na zawarcie umowy:

1. powodującej rozporządzenie (zbycie lub nabycie) określonym rodzajem aktywów lub aktywów o określonej wartości;
2. powodującej rozporządzenie lub obciążenie udziałów lub akcji spółki;
3. w której wysokość należnego wynagrodzenia przekracza określoną kwotę (np. we wskazanym okresie czasu);
4. ustanawiającej zabezpieczenie na majątku spółki;
5. z członkami organów spółki lub jej podmiotami powiązanymi.

Co istotne, aby postanowienie w umowie/statucie spółki dot. udzielenia zgody na daną czynność było precyzyjne i umożliwiało jednoznaczną ocenę czy dana zgoda będzie wymagana w odniesieniu do umowy, którą planuje zawrzeć spółka. Przy redagowaniu umowy/statutu spółki rekomendowane jest rozważenie jakiego typu umowy mogą być zawierane przez spółkę i w konsekwencji jakiego typu postanowienia pozwolą na efektywny nadzór (oraz przy okazji nie spowodują, że zarząd będzie zobowiązany uzyskiwać zgodę organu na każdą czynność).

Redakcja postanowień nie powinna zatem pozostawiać wątpliwości interpretacyjnych czy dana zgoda jest wymagana przykładowo w następujących przypadkach:

• czy wymagane jest udzielenie zgody, gdy umowa przewiduje różne świadczenia, w tym również te, na których zgoda nie jest wymagana;
• czy i w jaki sposób należy wyrazić zgodę na zawarcie umowy ramowej;
• za jaki okres czasu należy uwzględnić wynagrodzenie w przypadku umów zawartych na czas określony/nieokreślony.

W umowie można swobodnie określić jaki organ będzie odpowiedzialny za udzielenie zgody. Oznacza to, że z zastrzeżeniem wymogów ustawowych co do niektórych zgód, które to nie mogą zostać wyłączone lub zmodyfikowane, wspólnicy mają możliwość dowolnego (w graniach dopuszczalnych prawem) dostosowania ładu korporacyjnego do potrzeb spółki.

Wzruszenie zgody
Uchwała wyrażająca zgodę na zawarcie umowy może zostać skutecznie wzruszona, co może mieć miejsce na drodze w szczególności stwierdzenia nieważności lub uchylenia uchwały. Z tego względu KSH przewiduje, że zgodnie z art. 254 § 2. KSH oraz art. 427 § 2. KSH w przypadkach, w których ważność czynności dokonanej przez spółkę jest zależna od odpowiednio uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo walnego zgromadzenia spółki akcyjnej, uchylenie takiej uchwały nie ma skutku wobec osób trzecich działających w dobrej wierze.

Powyższy mechanizm ma zapewnić pewien stopień bezpieczeństwa dla kontrahentów spółki, którzy w przypadku wzruszenia uchwały zostaliby dotknięci sankcją nieważności zawartej ze spółką umowy. W tym zakresie jednak należy zwrócić uwagę na to, że ustawa uzależnia możliwość zastosowania instytucji wyłącznie w przypadku osoby trzeciej działającej w dobrej wierze. Dobra wiara oznacza więc, że kontrahent zawierający umowę ze spółką powinien również w możliwym zakresie zweryfikować czy druga strona jest należycie uprawniona do zawarcia danej umowy. Rekomendowanym rozwiązaniem jest wskazanie w umowie np. w oświadczeniach stron postanowienia wskazującego, że wymagana przez ustawę lub umowę spółki zgoda korporacyjna została skutecznie udzielona. Kontrahent w ramach dobrej praktyki może zatem oczekiwać okazania przez spółkę protokołu ze zgromadzenia wspólników obejmującego daną uchwałę. Weryfikacja czy którykolwiek ze wspólników zgłosił sprzeciw i głosował przeciw uchwale, może być w przypadku sporu argumentem wskazującym na zawarcie umowy w dobrej lub złej wierze, na podstawie przekazanej przez spółkę informacji.

Zdaniem autorów
Zgody korporacyjne stanowią jeden z elementów ładu korporacyjnego spółki. Ze względu na potencjalną odpowiedzialność osób działających w imieniu i na rzecz spółki, jak i samej spółki w odniesieniu do kontrahentów, przed zawarciem umowy należy każdorazowo weryfikować czy dana umowa podlega konieczności uzyskania zgody korporacyjnej.

Możliwość swobodnego określenia w umowie spółki przypadków umów, gdy potrzebne jest uzyskanie zgody organów spółki, jest jednym z mechanizmów pozwalających na sprawowanie nadzoru nad osobami działającymi w imieniu i na rzecz spółki. Swoboda, jaką ustawodawca pozostawił, daje szeroką możliwość dostosowania ładu korporacyjnego do potrzeb i charakteru spółki – w niektórych spółkach bowiem zgody korporacyjne będą stanowiły dodatkową zbędną formalność, w innych natomiast będą mechanizmem sprawowania kontroli nad reprezentantami.

Praktyka rynkowa pokazuje jednak, że przy sporządzaniu umowy/statutu należy w sposób ostrożny i przemyślany przygotowywać postanowienia umowy – niedostatecznie precyzyjne określenie przesłanek może powodować, że nadzór korporacyjny nie będzie szczelny lub wręcz odwrotnie – będzie paraliżował możliwość swobodnego działania spółki w związku z potrzebą uzyskiwania zgód korporacyjnych w przypadkach, gdy jest to nieadekwatne dla działalności prowadzonej przez daną spółkę.

Źródło: Rzeczpospolita, autor: Magdalena Rożek, Piotr Mordzonek