Z dniem 1 stycznia 2022 r. weszła w życie nowelizacja Ustawy o Rachunkowości, zmieniająca zasady podpisywania dokumentów finansowych spółek handlowych (sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki). Zgodnie z dotychczasowymi przepisami dokumenty te musiały być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) przez wszystkich członków zarządu, a sprawozdanie finansowe dodatkowo przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki. Szczególnie w przypadku wieloosobowych zarządów, w skład których wchodzili obcokrajowcy nieposiadający podpisu zaufanego (profilu zaufanego ePUAP), prowadziło to do konieczności uzyskiwania przez nich kwalifikowanych podpisów elektronicznych. W wielu przypadkach nie było to takie proste
i wymagało osobistego zaangażowania członków zarządu, wizyty u notariusza, zaznajomienia się z działaniem stosownego oprogramowania do składania podpisu oraz poniesienia odpowiednich kosztów. W przypadku, gdy dany dokument finansowy opatrzony był wieloma podpisami elektronicznymi często pojawiały się także trudności techniczne z wgraniem go do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2022 r. nowymi przepisami, dokumenty finansowe mogą zostać podpisane elektronicznie przez (tylko) jednego członka zarządu. Powyższe obarczone jest jednak kilkoma warunkami, o których warto pamiętać przy korzystaniu z tego ułatwienia.
Po pierwsze, w takim przypadku wszystkie pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu muszą złożyć oświadczenia, że dokumenty finansowe spełniają wymagania przewidziane w ustawie. Oświadczenie takie powinny być sporządzone:
- w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
- w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem (praktyka pewnie pójdzie w tym kierunku).
Po drugie, jeśli powyższe oświadczenia zostaną sporządzone w postaci papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem, członek zarządu, który podpisał dokumenty finansowe elektronicznie „jest zobowiązany do zapewnia sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów”. I tu pojawia się pierwsza zagadka nowej regulacji, a mianowicie jak sporządzić elektroniczną kopię takich oświadczeń. Czy wystarczy zwykły skan takich oświadczeń, czy może taki skan powinien być elektronicznie podpisany przez tego członka zarządu, który podpisał dokumenty finansowe elektronicznie. Takiego wymogu trudno doszukać się w ustawie, natomiast
w tym kierunku zdają się iść autorzy publikacji dot. przedmiotowej nowelizacji.
Po trzecie, wspomniane oświadczenia powinny zostać dołączane do dokumentów finansowych. I tu kolejna zagadka, która pojawia się w szczególności, gdy takim dokumentem jest sprawozdanie finansowe. Czy oświadczenia powinny być dołączone / „wszyte” do pliku xml, który jest jedyną dopuszczalną formą sporządzenia sprawozdania finansowego, czy może oświadczenia te powinny zostać dołączone „luzem”, jako inny dokument podczas zgłaszania sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych? Opcja pierwsza wydaje się trudna do wykonania, gdyż schematy sprawozdań finansowych są ściśle określone
i publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej. Jakakolwiek ingerencja w nie skutkuje niemożnością ich wgrania do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Wydaje się więc, że odpowiedź na pytanie jak dołączyć owe oświadczenia do dokumentów finansowych poznamy dopiero po 1 czerwca 2022 r., ponieważ zgodnie z nowymi przepisami wgranie dokumentów finansowych zawierających takie oświadczenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych będzie możliwe dopiero po tym dniu.
Oczywiście, podpisanie dokumentów finansowych „na starych zasadach”, tj. przez wszystkich członków zarządu jest w dalszym ciągu dopuszczalne.
W razie jakichkolwiek pytań lub trudności związanych z podpisaniem dokumentów finansowych spółki lub ich zatwierdzeniem jesteśmy do Państwa dyspozycji.
