Serdecznie zapraszamy na kolejny artykuł cyklu współtworzonego przez ekspertów SK&S i redakcję dziennika Rzeczpospolita dotyczącego kontroli u przedsiębiorców.
Każde naruszenie przepisów może prowadzić do stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji projektu i nałożenia na beneficjenta korekty finansowej. Może on jednak kwestionować ustalenia instytucji zarządzającej przedstawiając wyjaśnienia oraz uzupełniając dokumenty.
W ostatnich dniach Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowało Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 oraz harmonogram naborów wniosków dla tego programu. Zanim jednak beneficjenci zaczną składać pierwsze wnioski w nowych programach w ramach perspektywy finansowej 2021-2027, warto przypomnieć, jakim kontrolom i audytom mogą podlegać projekty współfinansowane ze środków UE w ramach perspektywy 2014-2020.
Rodzaje kontroli
Zakres kontroli i audytów w projektach współfinansowanych ze środków UE, określają umowa o dofinansowanie, wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-20201 („Wytyczne”), ustawa z 11 lipca 2014 roku o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-20202 („ustawa wdrożeniowa”).
W każdym projekcie współfinansowanych ze środków UE powinny zostać przeprowadzone co najmniej następujące kontrole:
- kontrola w zakresie weryfikacji wydatków służących sprawdzeniu poprawności i kwalifikowalności poniesionych wydatków, która jest prowadzona w formie:
a) weryfikacji wniosków o płatność, które każdy beneficjent zobowiązany jest złożyć podczas realizacji projektów;
b) kontrola projektu w miejscu jego realizacji lub w siedzibie beneficjenta;
c) kontrola krzyżowa; - kontrola na zakończenie projektu;
- kontrola trwałości projektu, realizacji wskaźników.
Podczas weryfikacji wniosków o płatność, właściwa instytucja bada wniosek z punktu widzenia formalnego, sprawdzając czy beneficjent prawidłowo go uzupełnił, tj. zgodnie z postanowieniem wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie oraz harmonogramem rzeczowo–finansowym. Jednym z ważniejszych elementów tej kontroli jest weryfikacja czy beneficjent prawidłowo poniósł wydatki kwalifikowane. Umowa o dofinansowanie oraz Wytyczne nakładają na beneficjentów projektów współfinansowanych ze środków unijnych obowiązek ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w sposób zgodny z przepisami ustawy z 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych („Pzp”) (lub wcześniej obowiązującej ustawy z 2004 roku) w przypadku podmiotów, które są zobowiązane do stosowania Pzp. Katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania Pzp został określony w art. 4 – 6 Pzp3, w przypadku niektórych programów – zobowiązanie do stosowania Pzp wynika również z postanowień umowy o dofinansowanie. W przypadku pozostałych podmiotów, wydatki powinny być dokonywane w oparciu o postanowienia pkt 6.5 Wytycznych, tj. w oparciu o rozeznanie rynku lub postępowanie prowadzone w trybie zasady konkurencyjności. Postanowienia Wytycznych i Pzp określają sposób postępowania każdego z beneficjentów podczas dokonywania wyboru wykonawcy, który zrealizuje dane zamówienie.
Procedury
Każde z zamówień udzielonych przez beneficjenta podczas realizacji projektu podlega kontroli instytucji zarządzającej projektem, która prowadzona jest w pierwszej kolejności w oparciu o dokumenty załączone do wniosku o płatność. W przypadku tego typu kontroli, instytucja zarządzająca weryfikuje, czy beneficjent poniósł dany wydatek zgodnie z procedurą określoną we właściwych przepisach, w szczególności weryfikuje, czy:
- beneficjent wybrał właściwy tryb postępowania – trybami, które beneficjent powinien wybierać w pierwszej kolejności są tryby konkurencyjne, takie jak przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, tryb podstawowy, postępowanie prowadzone w oparciu o zasadę konkurencyjności;
- czy beneficjent przeprowadził postępowanie zgodnie z zasadami określonymi we właściwych przepisach, w szczególności czy: właściwie oszacował wartość zamówienia, opublikował ogłoszenie we właściwym publikatorze (baza konkurencyjności, Biuletyn Zamówień Publicznych, Dziennik Urzędowy UE), wybrał ofertę zgodnie z kryteriami określonymi w dokumentacji zamówienia;
- czy beneficjent zrealizował umowę zgodnie z jej postanowieniami oraz zasadami określonymi w dokumentacji zamówienia, w szczególności czy prawidłowo dokonywał zmian umowy.
Każde naruszenie zasad określonych we właściwych przepisach może prowadzić do stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji projektu i nałożenia na beneficjenta korekty finansowej w oparciu o Rozporządzenie Ministra Rozwoju z 29 stycznia 2016 roku w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień. Podmiot prowadzący kontrolę dokumentów złożonych wraz z wnioskiem o płatność analizuje przedstawione dokumenty, gdy uzna, że doszło do naruszenia właściwych przepisów, przesyła beneficjentowi informację, iż doszło do stwierdzenia nieprawidłowości.
Beneficjent ma prawo do kwestionowania ustaleń instytucji zarządzającej poprzez przedstawianie wyjaśnień oraz uzupełnienie dokumentów. Często aktywny udział beneficjenta podczas wyjaśniania nieprawidłowości prowadzi do odstąpienia przez podmiot kontrolujący od korekty lub jej obniżenia. Właściwa instytucja weryfikuje też, czy zakres rzeczowy jest realizowany w sposób określony w umowie o dofinansowanie. Ocena prawidłowości realizacji projektu, w tym zakresie pozwala stwierdzić, czy beneficjent realizuje zakres rzeczowy zgodnie z dokumentacją projektu.
Dokumenty…
Drugim rodzajem kontroli jest kontrola w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Podczas tej kontroli właściwa instytucja weryfikuje, czy beneficjent faktycznie zrealizował zakres rzeczowy projektu oraz czy usługi, dostawy i roboty budowlane nabyte w ramach projektu używane są w celu wskazanym we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie, a także pozostają we właściwym miejscu (siedziba beneficjenta lub miejsce realizacji projektu).
Właściwa instytucja weryfikuje, czy dokumenty związane z realizacją zadań (dokumentacja postępowań o udzielnie zamówień) znajdująca się w siedzibie beneficjenta jest zgodna z kopiami cyfrowymi przekazanymi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Podczas tej kontroli instytucja zarządzająca weryfikuje, czy beneficjent wywiązał się z obowiązków promocyjno-informacyjnych, tj. tablica pamiątkowa została umieszczona zgodnie z właściwą dokumentacją programową, jak również, czy składniki materialne nabyte w ramach projektu zostały oznaczone zgodnie z właściwymi zasadami. Kolejnym elementem, na który zwracana jest uwaga podczas tej kontroli, to czy beneficjent właściwie przechowuje dokumenty związane z realizacji projektu, czy są przechowywane we właściwie oznaczonym miejscu, segregatory opatrzone są właściwymi logotypami projektu oraz weryfikację prawidłowości archiwizacji dokumentów przez beneficjenta, a także potwierdzenia czy zapewniona została właściwa ścieżka audytu.
… i wydatki
Instytucja zarządzająca ma również możliwość przeprowadzenia kontroli krzyżowej, tj. kontroli wydatków poniesionych u beneficjenta oraz podmiotu, który realizował dane zadanie. W przypadku tego typu kontroli badane są dokumenty księgowe potwierdzające nabycie poszczególnych elementów projektu. Po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, ale przed wypłaceniem środków albo potwierdzeniem przez właściwą instytucję, że beneficjent prawidłowo wydatkował środki w ramach projektu, obligatoryjne jest przeprowadzenie kontroli na zamknięcie projektu.
Podczas tej kontroli właściwy podmiot potwierdza, że dokumentacja danego projektu jest kompletna i zgodna z właściwymi procedurami. Podczas tej kontroli bardzo ważne jest potwierdzenie, że beneficjent w taki sposób realizował projekt, że zachowana została ścieżka audytu.
Trwałość projektu
Kontrole trwałości projektu służą weryfikacji czy beneficjent w okresie trwałości projektu (w przypadku MŚP są to 3 lata od daty zakończenia realizacji projektu4, w przypadku dużych przedsiębiorstw 5 lat). Kontrola w tym zakresie dokonywana jest tylko w projektach, w których obowiązek utrzymania trwałości projektu wynika z dokumentów programowych i został określony we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie. W ramach tego typu kontroli, właściwa instytucja weryfikuje czy wskaźniki określone przez beneficjenta (utrzymanie miejsc pracy, osiągnięcie określonego przychodu ze sprzedaży) zostały osiągnięte. Beneficjent w celu weryfikacji przez właściwą instytucję wskaźników w okresie trwałości projektu zobowiązany jest składać właściwe dla konkretnego projektu oświadczenie lub sprawozdanie.
W oparciu o dokumenty przesłane przez beneficjenta weryfikowane są właściwe wskaźniki, które pozwalają stwierdzić, czy realizacja projektu przyniosła zamierzone efekty, a także czy beneficjent nie zaprzestał działalności produkcyjnej lub nie przeniesiono jej poza obszar objęty właściwym programem. Badaniu podlega także to, czy nie doszło do zmiany własności elementu infrastruktury, która daje beneficjentowi lub nabywcy nieuzasadnionej korzyści. Instytucja kontrolująca zobowiązana jest również zbadać, czy nie doszło do zmiany okoliczności, którą można uznać za istotną zmianę wpływającą na charakter projektu, realizację jego celów lub warunków wdrażania.
W sytuacji, gdy właściwa instytucja stwierdzi naruszenie zasady trwałości projektu może zażądać zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi, jak dla zaległości podatkowej.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Żaneta Urbaniak
W cyklu „Poradnik przedsiębiorcy” opublikowaliśmy:
- „Kontrola w firmie – jak długo trwa i kiedy wnieść sprzeciw”
- „Co i jak kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy?”
- „Kontrola środowiskowa – uprawnienia inspektora, prawa kontrolowanego”
- „Promocje kryptoinwestycji pod lupą UOKiK. Konsekwencje kontroli”
- „Kontrole budowlane – prawa i obowiązki przedsiębiorców”
