Kontrole wsparcia udzielanego przedsiębiorcom ciągle przed nami. Zapobiegliwi powinni się jednak już teraz do nich przygotować. Zwłaszcza że te z PIP mają się rozpocząć już w tym roku. Pierwszy krok to zebranie i uporządkowanie zgromadzonych dokumentów.
Tarcze to gąszcz ustaw i rozporządzeń, w których zgubić się może wytrawny prawnik, a co dopiero przedsiębiorca. Kluczowa ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych była wielokrotnie nowelizowana, co nie jest zaskakujące. Sytuacji nie ułatwia jednak przyjęta technika legislacyjna polegająca na dokładaniu do numerów artykułów kolejnych literek (np. art. 15zzzzzd od art. 15zzzzzzd).
Przedsiębiorcy nie mogli też liczyć na vacatio legis, co prowadziło do sytuacji, w której zmiany rozporządzeń mające kluczowe znaczenie dla ich biznesów były ogłaszane późnym wieczorem w piątki, z mocą obowiązującą od soboty.
Uwagi te nie przesłaniają jednak faktycznego zakresu pomocy, jaka zwłaszcza w pierwszej fali pandemii została udzielona przedsiębiorcom. W wielu zakładach pracy to właśnie pomoc z tarcz pozwoliła uniknąć zwolnień grupowych.
Zarówno pracodawcy, jak i urzędnicy na bieżąco musieli rozwiązywać problemy pojawiające się w związku ze składanymi wnioskami. Oznaczało to konieczność ciągłego monitorowania sytuacji, kontaktowania się z urzędami w całej Polsce i porównywania udzielanych odpowiedzi. Przy czym upraszczanie procedur szło w parze z coraz mocniej brzmiącymi zapowiedziami drobiazgowych kontroli, a nawet odpowiedzialności karnej za składanie nieprawdziwych oświadczeń. Kontrole w większości przed nami, jednak zapobiegliwi już teraz powinni się na nie przygotować.
Z czym trzeba się liczyć
Najczęstszą formą wsparcia, z której korzystali i nadal korzystają pracodawcy, jest dofinansowanie wynagrodzeń pracowników przyznawane przez wojewódzkie urzędy pracy (WUP). Po wstępnym rozliczeniu otrzymanych środków (30 dni po upływie okresu dofinansowania) przedsiębiorcy będą poddani kolejnej kontroli, w czasie której WUP zweryfikuje, czy pracodawca odnotował deklarowany spadek obrotów gospodarczych. Przyjęta przez ustawodawcę koncepcja kontroli następczej sprawia, że korzystanie z dofinansowania wiąże się z ryzykiem, że w toku takiej kontroli, która może zostać przeprowadzona w ciągu trzech lat od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia, pojawią się wątpliwości co do zasadności lub wysokości uzyskanego wsparcia, skutkujące obowiązkiem jego zwrotu wraz z odsetkami.
Poza kontrolami WUP należy spodziewać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), która będzie weryfikowała obniżenie wymiaru czasu pracy bądź wprowadzenie przestoju ekonomicznego. Jak wynika z opublikowanego planu działania PIP na rok 2021, kontrole w tym zakresie rozpoczną się już w tym roku.
Zarówno sam WUP, jak i przedsiębiorcy nie wiedzą, jak będą przebiegały finalne kontrole otrzymanego wsparcia. Mając na uwadze stan niepewności, warto już dziś rozpocząć działania przygotowujące firmę na ich nadejście. Jakie działania należy podjąć? Przede wszystkim organizacyjne, polegające na zebraniu i uporządkowaniu dokumentów zgromadzonych na etapie wnioskowania, wydatkowania i rozliczania środków. Należy przewidywać, że WUP będzie weryfikował, w jaki sposób przedsiębiorca obliczył deklarowany spadek obrotów oraz czy prawidłowo rozliczył i wydatkował przyznane środki. Kontrola PIP będzie się zaś skupiała na kwestiach prawno- pracowniczych. Weryfikacji może zostać poddane w szczególności porozumienie zawierane z przedstawicielami pracowników, czas pracy w okresie dofinansowania (harmonogramy, ewidencja czasu pracy) i utrzymanie zatrudnienia pracowników objętych wnioskiem. Mając na uwadze chaos interpretacyjny, jaki występował na etapie składania i rozliczania wniosków, przydatne mogą okazać się notatki służbowe sporządzone przez osoby składające wnioski i rozliczające dofinansowanie oraz korespondencja mailowa z organami. W skrajnych przypadkach nie można wykluczyć, że po negatywnym wyniku kontroli przedsiębiorca będzie musiał wystąpić na drogę sądową. Alternatywnie – zwrócić całość lub część dofinansowania z odsetkami.
Zwolnienia i urlopy
Pracodawcy, którzy odnotowali spadek obrotów z powodu Covid-19, mogą wprowadzić także szereg rozwiązań mających na celu zmiany organizacyjne w funkcjonowaniu zakładu pracy. Część z nich może być wprowadzona jednostronnie, inne wymagają zawarcia porozumienia. Pracodawcy, którzy zredukowali liczbę etatów i odnotowali określony spadek obrotów, są uprawnieni do ograniczenia okresów nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku – kolejno do 8 godzin na dobę i 32 godzin w tygodniu. Natomiast pracodawcy, którzy zawrą porozumienie ze swoimi pracownikami, mogą wprowadzić zarówno system równoważnego czasu pracy, jak i 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Zmiana ta pozwoli dostosować harmonogramy czasu pracy do aktualnego zapotrzebowania na świadczone usługi, co może być szczególnie przydatne w branży hotelarskiej i gastronomicznej. Innym rozwiązaniem, niewymagającym zgody pracownika, jest udzielenie maksymalnie 30 dni zaległego urlopu. Urlopy te mogą być udzielone z pominięciem planu urlopowego, w terminie wskazanym przez pracodawcę. W okresie pandemii możliwe jest także zawieszenie funkcjonowania ZFŚS (nie ma też obowiązku jego tworzenia), a w związku z tym dokonywania odpisu podstawowego i wypłaty świadczeń urlopowych.
Przedsiębiorcy dokonujący zwolnień również mogą liczyć na pewne oszczędności – tarcza dopuszcza ograniczenia wysokości odpraw i odszkodowań (ograniczono je do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia, tj. 28 tys. brutto) oraz umożliwia wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji.
Nie można przy tym zapominać, że tarcza finansowa PFR, a także wiele instrumentów w ramach tarczy antykryzysowej to także pomoc publiczna – poza postanowieniami regulaminu programu czy ustawy obowiązują więc określone limity pomocy narzucone przez prawo unijne.
Uwaga na limity
W przypadku tarczy finansowej 1.0 kwestia ta była dość prosta – w większości przypadków obowiązywał limit 800 tys. euro na grupę przedsiębiorców. Sytuacja skomplikowała się w tarczy finansowej PFR 2.0. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju wsparcia tarcza przewiduje różne limity pomocy wynikające z Ram Tymczasowych Komisji Europejskiej, czyli podstawowego dokumentu unijnego, który reguluje udzielanie przez państwa członkowskie pomocy publicznej w związku z Covid- 19. I tak w przypadku mikroprzedsiębiorców – pomoc publiczna z tarczy finansowej 2.0 oparta jest na sekcji 3.1 Ram Tymczasowych, natomiast dla MŚP na sekcji 3.12. Konsekwencje podziału to przede wszystkim odrębne limity pomocy. Sekcja 3.1 Ram Tymczasowych to dobrze już znany z zeszłego roku przedsiębiorcom limit 800 tys. euro, natomiast sekcja 3.12 dotyczy pomocy na tzw. niepokryte koszty stałe – jej limit wynosił jeszcze do niedawna 3 mln euro. Co istotne, są to dwa odrębne limity – wykorzystanie środków w ramach jednego nie ma wpływu na możliwość wykorzystania drugiego. Wszystko zależy od tego, o jakie konkretnie formy pomocy się ubiegamy.
Warto przypomnieć, że nie każde wsparcie jest pomocą – dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy nie stanowi pomocy publicznej, w związku z czym nie podlega takim limitom.
28 stycznia Komisja Europejska zdecydowała się przedłużyć obowiązywanie Ram Tymczasowych do 31 grudnia 2021 r. i co za tym idzie – również podwyższyć dostępne limity pomocy publicznej udzielanej w związku z pandemią. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli liczyć na instrumenty finansowe zatwierdzone na podstawie sekcji 3.1 w wysokości do 1,8 mln euro, natomiast pomoc na niepokryte koszty stałe udzielana będzie do kwoty 10 mln euro. Wszystko uzależnione jest jednak od zaakceptowania zmian w obowiązujących programach przez Komisję Europejską – państwa członkowskie muszą notyfikować organowi unijnemu chęć udzielania dotychczasowych form wsparcia do wyższych pułapów. Przedsiębiorcy czekają na informację, czy Polska wyrazi chęć zwiększenia aktualnie dostępnych limitów krajowych.
Rzeczpospolita, autorzy: Agnieszka Fedor, Agata Szeliga, Maria Rudzińska, Magdalena Krupska-Kacprzyk
