Centralnym organem, do którego adresowane będą zgłoszenia w kanale zewnętrznym ma być Rzecznik Praw Obywatelskich, a w zakresie naruszeń zasad konkurencji i ochrony konsumentów zgłoszenia przyjmować będzie Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Nieskuteczność wewnętrznych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości może nieść duże ryzyko operacyjne i wizerunkowe dla organizacji.
Na stronach Rządowego Centrum Legislacji zamieszczono projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (Projekt) mający implementować Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa). Lektura proponowanych rozwiązań przekonuje, iż wdrożenie odpowiedniego wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości będzie opłacalne dla zobowiązanych do tego podmiotów z co najmniej dwóch powodów:
- penalizowania braku takiego wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości (por. art. 60 Projektu – zagrożenie karą pozbawienia wolności do lat 3),
- zagrożenia dla możliwości zarządzania ryzykiem, które powstaje przy dokonaniu zgłoszenia przez zewnętrzny kanał lub na skutek ujawnienia nieprawidłowości (ujawnienia publicznego).
Właściwe rozumienie obowiązków organizacji pozwoli zarazem realizować główne cele ustawy, czyli ochronę sygnalistów oraz umożliwi organizacjom sprawne przeciwdziałanie ryzykom, których rozpoznanie i zmitygowanie byłoby znacznie utrudnione bez stworzenia wewnętrznego systemu do zgłaszania nieprawidłowości.
Jak zgłaszać?
Według Projektu zgłoszenia naruszenia będzie można dokonać za pomocą:
- wewnętrznych kanałów zgłoszeń utworzonych przez podmioty prywatne oraz
- zewnętrznych kanałów zgłoszeń do odpowiednich organów państwa oraz
- ujawnienia publicznego.
Organem centralnym „ogólnym”, do którego adresowane będą zgłoszenia w kanale zewnętrznym ma być Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO). Obok RPO szczególne kompetencje do przyjmowania zgłoszeń w zakresie naruszeń zasad konkurencji i ochrony konsumentów ma mieć inny organ – tzw. publiczny – Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Co ciekawe, Projekt umożliwia dowolnym organom administracji publicznej tworzenie procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w dziedzinie ich kompetencji.
RPO miałby udzielać informacji i wsparcia zgłaszającym naruszenia oraz dokonywać ich wstępnej weryfikacji i nadawać sprawie dalszy bieg poprzez skierowanie zgłoszenia do odpowiedniej instytucji publicznej, do zajęcia przez nią stanowiska i dalszego procedowania.
Organ, który zajmie się zgłoszeniem, byłby zobowiązany do przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Ochrona zgłaszającego…
Dla wykazania opłacalności istnienia efektywnego i responsywnego kanału do zgłoszeń wewnętrznych umożliwiającego zarządzanie ryzykiem istotne jest to, że zgodnie z Projektem ujawnienie publiczne będzie wiązało się z ochroną dla zgłaszającego, jeśli sygnalista dokona w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i gdy w „regulaminowym” czasie przewidzianym dla kanału wewnętrznego nie zostanie mu udzielona informacja zwrotna i nie zostaną podjęte odpowiednie działania następcze.
Ochrona będzie udzielana także w sytuacji dokonania od razu zgłoszenia zewnętrznego, gdy to organ publiczny nie odpowie na zgłoszenie i nie podejmie odpowiednich działań następczych.
Co wymaga podkreślenia, ocena, czy zostały podjęte odpowiednie działania następcze będzie w znaczniej mierze subiektywna (por. art. 52-53 Projektu). Powyższe oznacza, że bierność w podejmowaniu działań następczych, a nawet same braki w komunikacji zwrotnej mogą skierować sygnalistę w stronę uzewnętrznienia problemu, co prawie nigdy nie leży w interesie organizacji. Istotne jest zatem należyte przygotowanie kanału wewnętrznego przede wszystkim w sposób budujący zaufanie i gwarantujący zapewnienie należytej responsywności w trakcie procedowania zgłoszenia.
… i ochrona organizacji
Dotychczas większość głosów w dyskusji o sygnalistach pomija kluczowy element związany z wyjaśnieniem, dlaczego wdrożenie wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości i rzetelne rozpoznanie zgłoszenia w terminie będzie korzystne dla zobowiązanych organizacji. A przecież duże znaczenie ma tutaj nie tylko sama procedura, ale jej stosowanie i zrozumienie, że organizacja może dużo skuteczniej chronić swoje interesy odpowiednio programując taktykę i wykorzystanie informacji zgłoszonych przez sygnalistę, niż lekceważąc zgłoszenia.
Fakt, że należyta reakcja na zgłoszenie powoduje, że organizacja może uniknąć negatywnych konsekwencji nieprawidłowości nie jest w żaden sposób sprzeczny z celem regulacji w tym obszarze. Nie chodzi przecież o samo ukaranie organizacji, czy też utrudnianie jej funkcjonowania, a o wyeliminowanie patologicznych zjawisk i tworzenie otoczenia biznesu jako obszaru wolnego od korupcji i składającego się z podmiotów grających fair play. Zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów dotyczą wielu rodzajów nieprawidłowości, od mobbingu, kradzieży, korupcji poprzez kwestie dotyczące prawa antymonopolowego, a ich ujawnienie może mieć różne konsekwencje dla organizacji, związane wprost z ich ciężarem gatunkowym. Odpowiednie i wszechstronne zarządzenie ryzykiem pomaga minimalizować skutki tych nieprawidłowości.
Dlaczego to się opłaca?
Warto więc przybliżyć przykłady, które pokazują, że prawidłowo wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości oraz interdyscyplinarna strategia w trakcie wewnętrznego śledztwa pozwalają oszczędzić organizacji wielu problemów, nie tylko finansowych.
1. Pierwszym przykładem jest uczestnictwo organizacji w porozumieniu antykonkurencyjnym, np. poprzez zawarcie przez pracowników z pracownikami innych organizacji porozumienia cenowego. Dla istnienia porozumienia nie jest wymagane działanie na poziomie zarządu, organizację obciąża już działanie szeregowych pracowników. Uczestnictwo w rzeczonym porozumieniu może rodzić bardzo poważne konsekwencje dla organizacji i skutkować np. wszczęciem postępowania antymonopolowego w sprawach porozumień ograniczających konkurencję przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Prezes UOKIK). Uczestnikom rzeczonego porozumienia grozi kara do 10 proc. obrotu w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary, a osobie zarządzającej kara do 2 mln zł.
WAŻNE!
Prezes UOKIK może odstąpić od wymierzenia kary uczestnikowi porozumienia antykonkurencyjnego lub ją obniżyć w ramach tzw. programu leniency (łagodzenia kar). Odstąpienie od nałożenia kary to swoista premia zarezerwowana tylko dla pierwszego uczestnika porozumienia antykonkurencyjnego, który ujawni Prezesowi UOKIK jego istnienie, zaś kolejni skruszeni uczestnicy mogą liczyć już tylko na zmniejszenie kar. Jest to walka o wysokie stawki. Decyduje zaś stara zasada: kto pierwszy, ten lepszy.
W tym stanie rzeczy odpowiednia komunikacja zwrotna z sygnalistą może pozwolić na podjęcie kompleksowych działań umożliwiających skorzystanie z pierwszeństwa zgłoszenia i nie doprowadzi do (przedwczesnego) uzewnętrznienia problemu, w tym np. poprzez skorzystanie przez sygnalistę z bezpośredniego kanału do zgłaszania istnienia porozumień antykonkurencyjnych stworzonego przez UOKIK lub też poprzez dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do organu centralnego, jakim w myśl Projektu ma być Prezes UOKIK jako kompetentny podmiot w dziedzinie naruszeń zasad konkurencji i ochrony konsumentów.
Dobrze procesowane zgłoszenie wewnętrzne daje szansę na podjęcie odpowiednich działań następczych bez utraty możliwości skorzystania z programu leniency. Krytyczne znaczenie w tym kontekście będzie miała także poufność postępowania i taktyka uwzględniająca konieczność ostrożnego „rozliczania” ujawnionych sprawców, tak aby inni uczestnicy nie mogli nawet pośrednio dowiedzieć się o wykryciu ich procederu. Wówczas bowiem sami mogliby próbować skorzystać z szansy na złagodzenie kary, wiedząc, że problemy z Prezesem UOKIK to tylko kwestia czasu.
W tym wątku rozważań warto na koniec wskazać, że dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może znacząco ograniczyć możliwość skorzystania w pełni z omawianego dobrodziejstwa, skoro wymogiem skutecznego ujawnienia jest to, aby w momencie jego ujawniania Prezes UOKIK nie posiadał informacji lub dowodów o ujawnianym porozumieniu. Skoro zaś RPO ma przekazać zgłoszenie kompetentnemu organowi, a co więcej, można je bezpośrednio adresować w tym obszarze do Prezesa UOKIK, to wówczas Prezes UOKIK będzie posiadał informacje przed dokonanym ujawnieniem istnienia porozumienia antykonkurencyjnego. Tak więc dobry, budzący zaufanie załogi kanał do zgłoszeń wewnętrznych może nieść realne korzyści.
2. Drugi przykład istotnych korzyści z posiadania dobrego kanału do zgłoszeń wewnętrznych to możliwość polubownego rozwiązania sporu ze sprawcą przestępstwa nadużycia zaufania stypizowanego w art. 296 § 1 kodeksu karnego (k.k.). Chodzi tu o sytuację, w której np. członkowie zarządu lub kierownictwo wysokiego szczebla poprzez swoje działania lub zaniechania wyrządzili organizacji znaczną szkodę majątkową. Organizacja, która dowie się o takim przestępstwie, ma szansę rozwiązać problem ze sprawcą w sposób polubowny, nie angażujący organów ścigania. Sprawca tego przestępstwa może bowiem uniknąć odpowiedzialności karnej, jeśli dobrowolnie naprawi całą szkodę przed wszczęciem postępowania karnego.
Trudno nie dostrzec, że ujawnienie informacji o rezultatach postępowania wyjaśniającego może działać mobilizująco na sprawcę, który powinien wiedzieć, że wyciągnięta ręka organizacji to dla niego ostatnia szansa na uniknięcie poważnych kłopotów na gruncie prawa karnego. Ale to nie o sprawcę w tym wszystkim chodzi, a o możliwość uniknięcia kryzysu wizerunkowego oraz organizacyjnego związanego z koniecznymi do przeprowadzenia czynnościami organów ścigania – np. przeszukania siedziby, zajęcia sprzętu IT, etc. Jednocześnie warunek naprawienia szkody w całości powoduje, że roszczenia organizacji są zaspokojone. Nie trzeba dodawać, że każda interakcja z organami ścigania może powodować u kontrahentów czy mediów spekulacje co do powodów wizyty Policji w siedzibie spółki i skali zjawiska, co może mieć przełożenie na relacje handlowe i renomę organizacji.
Z drugiej strony, pozyskanie informacji o działaniach na szkodę organizacji i rzetelne postępowanie wyjaśniające może również umożliwić złożenie precyzyjnego zawiadomienia do organów ścigania wraz z wnioskiem o dokonanie zabezpieczenia majątkowego, co z całą pewnością leży w interesie organizacji. Wszystko zależy od konkretnych okoliczności sprawy.
Uzewnętrznienie zgłoszenia może uniemożliwiać skorzystanie z pożądanego przez organizację sposobu rozwiązania sprawy. Skoro bowiem RPO ma przekazać zgłoszenie kompetentnemu podmiotowi, to w świetle publicznoskargowego trybu ścigania występku z art. 296 § 1 k.k. organem tym będzie Prokuratura. Spodziewana decyzja o wszczęciu postępowania karnego stanowić będzie cezurę uniemożliwiającą skorzystanie z klauzuli niekaralności dla sprawcy, uniemożliwi dalsze zarządzenie ryzykiem przez organizację i wymusi na niej znoszenie niezawinionych dolegliwości procesowych, a może spowodować także powstanie strat wizerunkowych.
W tych wszystkich okolicznościach podkreślić trzeba, że efektywny, kompleksowy i przede wszystkim budzący zaufanie system zgłaszania nieprawidłowości może przeciwdziałać opisanym powyżej zjawiskom zawczasu je eliminując, zanim staną się poważnym problemem i „naturalnym” elementem kultury wewnątrz organizacji.
Podsumowanie
Zaniechanie należytego wyjaśnienia w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz braki w komunikacji stwarzają ryzyko utraty panowania nad biegiem wydarzeń. W konsekwencji organizacja dopiero od organów ścigania lub z mediów dowie się o trupach we własnej szafie.
Takiego zaskoczenia i problemów można próbować uniknąć, prawidłowo zarządzając zgłoszeniami nieprawidłowości i postępowaniem wyjaśniającym. Jak widać w zaprezentowanych przykładach, obowiązki nakładane na przedsiębiorców, związane z wdrożeniem odpowiednich systemów do zgłaszania nieprawidłowości powinny być traktowane jako szansa na usprawnienie organizacji, a nie zbędny biurokratyczny wymóg, i to w dużej mierze od nastawienia organizacji będzie zależało, czy tam, gdzie to możliwe, określone problemy rozwiąże sama, czy też w asyście organów Państwa.
Rzeczpospolita, autor: Michał Zieliński
