Serdecznie zapraszamy na kolejny artykuł cyklu współtworzonego przez ekspertów SK&S i redakcję dziennika Rzeczpospolita dotyczącego kontroli u przedsiębiorców.
Nawet jeśli firma nie ma bezpośredniego związku z potencjalnym przestępstwem, policja czy CBA mogą w jej pomieszczeniach przeprowadzić przeszukanie. Jego podstawą jest postanowienie wydane przez prokuratora lub sąd, ale od tej zasady są wyjątki.
Przeszukanie jest jednym ze sposobów, obok choćby przesłuchania świadka czy opinii biegłego, pozyskania dowodów w postępowaniu karnym. Regulacje kodeksu postępowania karnego („k.p.k.”) nie zawężają czynności przeszukania wyłącznie do podmiotów czy też osób podejrzanych o popełnienie przestępstwa. Przeszukanie może również dotyczyć firmy, która nie ma żadnego bezpośredniego związku z potencjalnym przestępstwem, a przeprowadzenie przeszukania u takiego podmiotu jest podyktowane interesem postępowania, w tym koniecznością niezwłocznego pozyskania dowodów. Przykładem może być choćby przeszukanie hali magazynowej w firmie świadczącej usługi magazynowania, gdzie rzeczywisty sprawca (najemca powierzchni magazynowej) mógł ukryć rzeczy pochodzące np. z kradzieży.
Spełnienie dwóch przesłanek
Przeszukanie może dotyczyć nie tylko pomieszczeń, ale i innych miejsc takich jak np. nieruchomości leśne znajdujące się w obrębie fabryki danego przedsiębiorstwa, czy też nieruchomości niezabudowane. Uprawniony organ może dokonać przeszukania po łącznym spełnieniu dwóch przesłanek. Po pierwsze – w celu znalezienia rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie lub podlegających zajęciu w postępowaniu karnym. Po drugie – jeżeli istnieją uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że wymienione rzeczy tam się znajdują.
Zasadą jest, że przeszukanie może zostać przeprowadzone dopiero po wydaniu postanowienia o wszczęciu postępowania przygotowawczego przez prokuratora bądź inny uprawniony organ, najczęściej policję. Wyjątkiem jest tzw. wypadek niecierpiący zwłoki. Wówczas, w granicach koniecznych dla zabezpieczenia śladów i dowodów przestępstwa przed ich utratą, zniekształceniem lub zniszczeniem, dopuszczalne jest przeprowadzenie przeszukania przed wydaniem formalnej decyzji o wszczęciu postępowania. W praktyce w odniesieniu do firm może to być np. przypadek przeszukania w związku z ujawnionym zanieczyszczeniem środowiska naturalnego i zaistnieniem podejrzeń co do spowodowania tego zanieczyszczenia przez przedsiębiorcę, który np. emituje określone potencjalnie szkodliwe substancje do wód gruntowych czy rzeki.
Procedury kontrolne
Przeszukanie może zostać przeprowadzone wyłącznie na podstawie postanowienia wydanego przez prokuratora lub sąd, w zależności od tego czy mamy do czynienia z postępowaniem przygotowawczym czy sądowym. Wyjątkiem od tej zasady jest tzw. wypadek niecierpiący zwłoki, gdy postanowienie sądu lub prokuratora nie mogło zostać wydane. Wówczas przeszukanie może zostać dokonane w oparciu o nakaz kierownika jednostki lub legitymację służbową organu dokonującego przeszukanie – w praktyce podstawą przeszukania w takich wypadkach jest najczęściej legitymacja służbowa funkcjonariusza policji.
W trakcie przeszukania organ je dokonujący jest zobowiązany pouczyć osobę, u której dokonywane jest przeszukanie o prawie żądania zatwierdzenia przeszukania przez sąd lub prokuratora. Żądanie należy zgłosić do protokołu tej czynności. W przypadku zgłoszenia żądania, w terminie 7 dni od daty przeszukania, należy (jest to obowiązek organów) doręczyć osobie, u której dokonano przeszukania, postanowienie sądu lub prokuratora w przedmiocie jego zatwierdzenia.
Przeszukania może dokonać osobiście prokurator, policja oraz w wypadkach wskazanych w ustawie – także inny organ, np. Centralne Biuro Antykorupcyjne. Osobę, u której ma nastąpić przeszukanie, należy przed rozpoczęciem czynności zawiadomić o jej celu i wezwać do wydania poszukiwanych przedmiotów. W odniesieniu do podmiotów gospodarczych będzie chodziło o osobę uprawnioną do reprezentowania tego podmiotu bądź osobę przez niego upoważnioną, np. odpowiedniego pracownika, którym może być choćby compliance officer.
Zadanie pełnomocnika
Podczas przeszukania ma prawo być obecna ww. osoba oraz osoba przybrana przez prowadzącego czynność. Może w nim uczestniczyć także inna osoba wskazana przez tego, u kogo dokonuje się przeszukania, jeżeli nie uniemożliwia to przeprowadzenia przeszukania albo nie utrudnia go w istotny sposób. W związku z tym w trakcie przeszukania może być obecny zawodowy pełnomocnik (adwokat bądź radca prawny) umocowany do reprezentacji danego podmiotu zarówno przy samym przeszukaniu, jak i w trakcie całego postępowania karnego.
Rolą takiego pełnomocnika jest zagwarantowanie realizacji uprawnień podmiotu przeszukiwanego choćby poprzez prawidłowe sporządzenie protokołu, w tym uwzględnienie w protokole wszystkich istotnych dla firmy kwestii, jak np. tajemnica przedsiębiorstwa (o czym szerzej w dalszej części artykułu).
Pełnomocnik jest także osobą, która czuwa nad przestrzeganiem dyrektyw przeszukania wyznaczonych normami prawnymi, tj. aby przeszukanie było dokonane zgodnie z celem tej czynności, z zachowaniem umiaru oraz w granicach niezbędnych dla osiągnięcia celu tych czynności przy zachowaniu należytej staranności, w poszanowaniu prywatności i godności osób, których ta czynność dotyczy oraz bez wyrządzania niepotrzebnych szkód i dolegliwości.
Niepotrzebną szkodą byłoby na przykład zatrzymanie w trakcie przeszukania kilkunastu firmowych komputerów niezbędnych do prowadzania działalności gospodarczej, w sytuacji gdy organ poszukuje jednego konkretnego dokumentu, który można przekazać poprzez zgranie stosownej kopii bezpośrednio na miejscu z firmowego serwera komputerowego.
Wydanie rzeczy i ich zwrot
Jedną z podstawowych czynności organów ścigania, z jaką firmy mają do czynienia w trakcie prowadzenia u nich przeszukania, jest żądanie wydania określonych rzeczy. Procedura przymusowego odebrania rzeczy jest uruchamiana dopiero wtedy, gdy osoba dysponująca rzeczą odmówi jej dobrowolnego wydania. Wydaniu w czasie przeszukania podlegają takie rzeczy, które mogą stanowić dowód w sprawie lub być przedmiotem zabezpieczenia, np. kary majątkowej, przepadku albo roszczenia o naprawienie szkody.
Żądanie wydania określonych „rzeczy” obejmuje swym zakresem nie tylko przedmioty materialne, ale także środki na rachunku i dane informatyczne. Te ostatnie to wszelkie informacje znajdujące się w urządzeniach, systemach informatycznych lub na nośnikach będących w dyspozycji osoby, u której dokonywane jest przeszukanie. Zatrzymanie danych informatycznych odbywa się poprzez wykonanie ich kopii przez uprawniony organ. Po wykonaniu kopii urządzenia powinny zostać zwrócone osobie uprawnionej.
Zwrot zatrzymanych rzeczy następuje niezwłocznie po stwierdzeniu przez prokuratora, że są one zbędne dla toczącego się postępowania karnego. W przypadku gdy zatrzymanie rzeczy lub przeszukanie nastąpiło bez uprzedniego postanowienia sądu lub prokuratora i w ciągu 7 dni nie nastąpiło ich zatwierdzenie, to zwrotu należy dokonać jak najszybciej. Zwrotu zatrzymanych rzeczy dokonuje się osobie uprawnionej, a więc tej, u której dokonano zatrzymania, chyba że nie jest ona właścicielem rzeczy.
Protokół. spis i opis rzeczy
Protokół przeszukania powinien zawierać m.in. oznaczenie sprawy, z którą ma ono związek, podanie godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności, dokładną listę zatrzymanych rzeczy i ich opis oraz wskazanie odpowiedniego postanowienia sądu lub prokuratora, będącego podstawą do dokonania przeszukania. Jeżeli takie postanowienie nie zostało wydane, wówczas zamieszcza się o tym wzmiankę w protokole przeszukania z informacją o pouczeniu osoby, u której jest ono dokonywane, o możliwości złożenia wniosku odnośnie zatwierdzenia przeprowadzonych czynności, na co wskazywaliśmy już powyżej.
Dokumenty objęte tajemnicą
Jeżeli osoba, u której przeprowadza się przeszukanie, oświadczy, że dany dokument (np. pismo, opinia, analiza) zawiera informacje niejawne, objęte tajemnicą prawnie chronioną, w tym tajemnicą zawodową, albo ma charakter osobisty, organ przeprowadzający czynność przeszukania, powinien niezwłocznie przekazać taki dokument, bez jego odczytania, prokuratorowi lub sądowi w opieczętowanym opakowaniu. Jednakże tryb ten nie obowiązuje w stosunku do dokumentów, których posiadaczem jest osoba podejrzana o popełnienie przestępstwa.
Ponadto, jeśli obrońca lub inna osoba oświadczy, że określone dokumenty obejmują okoliczności związane z wykonywaniem funkcji obrończych, organ dokonujący przeszukania powinien pozostawić takie dokumenty bez zapoznawania się z ich treścią. W stosunku do dokumentów zawierających informacje objęte tajemnicą obrończą oraz tajemnicą adwokata lub radcy prawnego, udzielających pomocy lub porady osobie zatrzymanej, obowiązuje bezwzględny zakaz ich wykorzystania dowodowego. Natomiast dokumenty oznaczone klauzulami „zastrzeżone” lub „poufne”
oraz objęte tajemnicę zawodową (m.in. notarialną, adwokacką, radcowską, lekarską lub dziennikarską) podlegają wykorzystaniu jako dowody w procesie na podstawie postanowienia sądu lub prokuratora, o ile wymaga tego dobro wymiaru sprawiedliwości, a okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu. Warto zwrócić również uwagę na postępowanie z dokumentami zawierającymi treści objęte tajemnicą przedsiębiorstwa (np. umowy z kontrahentami).
Dokumenty takie co prawda podlegają wydaniu na żądanie organów ścigania, jednak warto zamiesić w protokole zatrzymania tych rzeczy wzmiankę o objęciu ich tajemnicą przedsiębiorstwa. Ma to znaczenie w przypadku późniejszego dostępu do akt sprawy w postępowaniu przygotowawczym i zapoznawania się przez inne osoby z dokumentacją objętą tą tajemnicą. W wymiarze praktycznym niestety najczęściej jest tak, że dokumenty te nie są przez prokuratora wydzielane od pozostałych i podlegają wglądowi przy okazji uzyskania dostępu do akt. Jednakże firmy powinny sygnalizować organom ścigania treści objęte tajemnicą, aby jak najpełniej chronić swoje interesy.
Kiedy zażalenie?
Na postanowienie dotyczące:
- przeszukania,
- zatrzymania rzeczy,
- w przedmiocie dowodów rzeczowych oraz
- na inne czynności podejmowane przez organy ścigania w ramach przeszukania,
przysługuje zażalenie osobom, których prawa zostały naruszone. Zażalenie kieruje się, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia o przeszukaniu, do sądu rejonowego, w którego okręgu prowadzone jest postępowanie. Samo złożenie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia o przeszukaniu.
Ponadto uwzględnienie zarzutów podniesionych w zażaleniu nie prowadzi bezpośrednio do zniesienia dokonanych już czynności, ale może podważać wiarygodność uzyskanych, w nieprawidłowy sposób, dowodów. Uznając zasadność zażalenia, sąd stwierdzi niezgodność przeprowadzonych czynności z prawem i zarządzi konieczność zwrotu zatrzymanych rzeczy osobom uprawnionym. Roszczenia odszkodowawcze mogą być dochodzone w procesie cywilnym przeciwko Skarbowi Państwa.
Źródło: Rzeczpospolita, autorzy: Kamil Sowirka, Katarzyna Stradomska-Balcerzyk
W cyklu „Poradnik przedsiębiorcy” opublikowaliśmy:
- „Kontrola w firmie – jak długo trwa i kiedy wnieść sprzeciw”
- „Co i jak kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy?”
- „Kontrola środowiskowa – uprawnienia inspektora, prawa kontrolowanego”
- „Promocje kryptoinwestycji pod lupą UOKiK. Konsekwencje kontroli”
- „Kontrole budowlane – prawa i obowiązki przedsiębiorców”
- „Kontrola projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej”
