Przy zawieraniu umów pomiędzy spółką, a członkami zarządu w spółce kapitałowej, spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik. Sankcją za niespełnienie tych wymogów jest nieważność wadliwie podpisanej umowy.
W praktyce korporacyjnej dość często spotkać się można z sytuacjami, w których członkowie zarządu zawierają umowę, której drugą stroną jest reprezentowana przez nich spółka. Z punktu widzenia zarówno spółki, jak i jej wspólników, sytuacje te mogą stwarzać ryzyko nadużyć. W takich bowiem przypadkach, działają oni de facto jako osoby trzecie w stosunku do spółki, a zarazem są jej reprezentantami, co może być źródłem potencjalnego konfliktu interesów. Jest to szczególnie problematyczne, gdy członek zarządu reprezentuje zarówno interesy spółki, jak i swoje własne, zaś interesy te pozostają w sprzeczności. W takich sytuacjach, umowy zawierane z funkcjonariuszami spółki mogą stać się sprawnym mechanizmem służącym wyprowadzeniu kapitału ze spółki lub wypłaceniu ukrytej dywidendy przez jednego ze wspólników, który równocześnie pełni funkcję członka zarządu albo kontroluje jednego z nich.
Kodeksowych ograniczeń nie wolno modyfikować
W celu zabezpieczenia spółki przed nadużyciami, a także w celu ochrony jej wspólników i wierzycieli, ustawodawca wprowadził ograniczenie prawa zarządu do reprezentacji spółki. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”), w umowie między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.). Jeżeli członek zarządu spółki jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki, umowa pomiędzy nim a reprezentowaną przez niego spółką, zawierana jest w formie aktu notarialnego, do którego przystępuje jedyny wspólnik, składając oświadczenia woli zarówno w imieniu spółki, jak i własnym (art. 210 § 2 k.s.h.). Odpowiednikiem art. 210 k.s.h. w odniesieniu do spółki akcyjnej jest art. 379 k.s.h. Udział w podejmowaniu decyzji przez członków zarządu bezpośrednio zainteresowanych danym rozstrzygnięciem stwarza wątpliwości co do ich bezstronności, wobec czego dokonuje się ich wyłączenia z procesu reprezentacji. Wyłączenie to dotyczy całego organu spółki (całego zarządu), a nie jedynie konkretnego członka, co do którego powstaje lub może powstać wątpliwość co do bezstronności.
W kontekście zasady wynikającej z art. 210 k.s.h. (oraz art. 379 k.s.h. w przypadku spółek akcyjnych) warto pamiętać, że od strony przedmiotowej, zasada ta ma zastosowanie zarówno do umów wywodzących się ze stosunku spółki, jak i mających swe źródło w stosunkach pozaspółkowych. Nie chodzi zatem wyłącznie o stosunki prawne, w których dana osoba występuje wprost w charakterze członka zarządu, związane bezpośrednio z działalnością spółki (np. umowa o pracę lub kontrakt menedżerski zawarty z członkiem zarządu), ale jakiekolwiek umowy między spółką a osobami, które aktualnie pełnią funkcje członka zarządu (np. umowa kupna sprzedaży samochodu spółki przez członka zarządu do celów prywatnych, umowa najmu pomieszczenia spółki na rzecz członka zarządu). Od strony podmiotowej, art. 210 § 1 k.s.h. obejmuje wyłącznie aktualnych, urzędujących członków zarządu i nie obejmuje byłych członków tego organu.
Z uwagi na ochronny charakter, art. 210 § 1 k.s.h. jest przepisem bezwzględnie obowiązującym i nie może być modyfikowany lub wyłączony umową spółki. Tym samym niedopuszczalna jest zmiana tego przepisu polegająca na upoważnieniu innego członka zarządu do reprezentowania spółki lub delegowanie na rzecz osoby trzeciej kompetencji do wyznaczenia specjalnego pełnomocnika.
Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą
Rada nadzorcza jest uprawniona do reprezentacji spółki w umowie między spółką a członkiem jej zarządu. Reprezentacja rady w przypadkach, o których mowa w art. 210 § 1 k.s.h. oznacza, że rada nadzorcza jako całość podejmuje stosowną uchwałę określającą dokładnie warunki dokonywanej czynności prawnej. Z uwagi na swoją kolegialną strukturę, sposób reprezentacji spółki przez radę nadzorczą może zatem stwarzać praktyczne trudności. Dlatego zgodnie z orzecznictwem, przyjmuje się, że wymóg reprezentowania spółki przez radę nadzorczą jest spełniony także wtedy, gdy działająca kolegialnie rada podjęła uchwałę, w której wyraziła zgodę na dokonanie określonej czynności i ustaliła treść tej czynności, zaś samo oświadczenie potrzebne do jej dokonania złożył upoważniony do tego członek rady.
Upoważnienie do złożenia tego oświadczenia może wynikać zarówno z uchwały, jak i regulaminu rady nadzorczej uchwalonego przez wspólników. Upoważnienie to nie może natomiast przybrać postaci faktycznego przekazania kompetencji rady nadzorczej do reprezentowania spółki jednemu z jej członków. Istnienie rady nadzorczej nie wyklucza jednak możliwości powołania specjalnego pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników.
Reprezentacja spółki przez pełnomocnika
A co jeśli spółka nie ma ustanowionej rady nadzorczej, która w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zasadniczo nie jest obligatoryjna? Z rozwiązaniem przychodzi ustawodawca, który wskazuje, że wówczas spółkę reprezentuje specjalny pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Tym samym, jeżeli w danej spółce nie mamy rady nadzorczej, to zawarcie umowy z członkiem zarządu musi zostać poprzedzone nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników, które podejmie uchwałę o wyborze pełnomocnika spółki uprawnionego do zawarcia takiej umowy w imieniu spółki. Z uwagi na bezwzględnie obowiązujący charakter art. 210 § 1 k.s.h. niedopuszczalne jest zatem ustanowienie specjalnego pełnomocnika przez inny organ niż zgromadzenie wspólników jak np. radę nadzorczą bądź zarząd lub osobę trzecią.
Możliwe jest ustanowienie specjalnego pełnomocnika do jednorazowego wykonania czynności (np. podpisanie określonej umowy) lub do wykonywania pewnego rodzaju czynności (np. zawierania umów konkretnego rodzaju). Należy przy tym pamiętać, że pełnomocnictwo nie może być ustanowione z tak szerokim zakresem kompetencji i terminem obowiązywania, który powodowałby przekształcenie pełnomocnika w swego rodzaju quasi-organ spółki; tak udzielone umocowanie nie może faktycznie pozbawiać lub ograniczać rzeczywistych uprawnień przypisanych zgromadzeniu wspólników.
Kto może zostać specjalnym pełnomocnikiem? Wybór osoby pełnomocnika należy do uznania wspólników. Zgodnie jednak z dominującym stanowiskiem doktryny, wyklucza się możliwość ustanowienia pełnomocnikiem jakiegokolwiek członka zarządu, nawet niebędącego stroną umowy ze spółką, co ma na celu uniknięcie kolizji interesów, a także pracownika spółki, jako osoby podległej zarządowi.
Jednoosobowe spółki
Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki, umowa pomiędzy nim a reprezentowaną przez niego spółką zawierana jest w formie aktu notarialnego, do którego przystępuje jedyny wspólnik, składając oświadczenia woli zarówno w imieniu spółki, jak i własnym. Notariusz każdorazowo zawiadamia sąd rejestrowy o dokonaniu takiej czynności, przesyłając wypis aktu notarialnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Skutki zawarcia umowy bez odpowiedniej reprezentacji
Skutkiem zawarcia umowy z naruszeniem zasad określonych w art. 210 § 1 k.s.h. jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności. Zgodnie z przeważającym stanowiskiem doktryny, umowy zawartej z naruszeniem art. 210 k.s.h. nie można konwalidować i jest ona nieważna bez względu na jej zatwierdzenie przez ustanowionego uchwałą wspólników pełnomocnika.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego podnosi się jednak, iż mimo nieważności czynności zdziałanej bez lub z przekroczeniem umocowania wynikającego z art. 210 § 1 k.s.h., wadliwość umowy nie uniemożliwia nawiązania przez strony stosunku pracy poprzez czynności konkludentne, w szczególności poprzez dopuszczenie pracownika do pracy, przyjmowania pracy przez pracodawcę i realizowania takiego stosunku prawnego, który odpowiada cechom stosunku pracy określonym w art. 22 Kodeksu pracy. Sąd Najwyższy przyjął również taką możliwość (tj. zawarcie umowy poprzez czynności konkludentne) w przypadku zawarcia umowy menedżerskiej (podobnej do umowy zlecenia), z członkiem zarządu wbrew art. 210 § 1 k.s.h.
Wymogi związane z umowami dot. transferu środków ze spółki
Szczególnym rodzajem umów zawieranych z władzami spółek są umowy, na podstawie których dochodzi do transferu majątku spółki na rzecz członków zarządu. Sytuacje te reguluje art. 15 k.s.h., zgodnie z którym zawarcie przez spółkę kapitałową (a więc spółkę z o.o. lub akcyjną) umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej. W myśl przepisu każdy transfer środków spółki na rzecz członka zarządu powinien być poddany kontroli zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia).
Katalog umów, których dotyczy dyspozycja art. 15 k.s.h., został wskazany jedynie przykładowo. Zgoda zgromadzenia wspólników (a w spółce akcyjnej walnego zgromadzenia) wymagana jest przy zawarciu również innych niż kredyt, pożyczka i poręczenie umów o podobnym charakterze. W praktyce, do umów takich zalicza się: gwarancję, w tym gwarancję bankową, akredytywę, użyczenie, umowę przejęcia długu bądź przystąpienia do długu, a także inne umowy nienazwane, których celem jest wsparcie finansowe piastunów spółki zbliżone w skutkach do kredytu, pożyczki bądź poręczenia.
Zgoda wymagana jest również przy zawarciu takich umów „na rzecz” członka zarządu. Z uwagi na funkcję ochronną mającą na celu zapobieganie nadużyciom przez funkcjonariuszy spółki, w praktyce przyjmuje się, że przepis ten znajduje zastosowanie również wtedy, gdy rzeczywistym beneficjentem umowy jest funkcjonariusz, mimo że formalnie umowa została zawarta z innym, niż członek zarządu, podmiotem. Do częstych przykładów takich umów należą: umowa zawierana ze spółką kapitałową, której jedynym wspólnikiem jest członek zarządu spółki, umowa z małżonkiem członka zarządu spółki, z którym funkcjonariusz pozostaje w ustroju wspólności majątkowej lub zawarcie przez spółkę akcyjną umowy poręczenia za dług małżonka, pozostającego z członkiem zarządu tej spółki w ustroju wspólności ustawowej).
Warto podkreślić, że obejście powyższych warunków poprzez zawarcie umowy przez spółkę zależną od danej spółki (spółki dominującej) nie będzie możliwe. Zgodnie bowiem z § 2 art. 15 k.s.h., zawarcie przez spółkę zależną jednej z umów wymienionych powyżej z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej także wymaga zgody zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) spółki dominującej.
Umowa zawarta mimo braku zgody wspólników spółki (lub w przypadku podjęcia przez wspólników uchwały odmownej), jest uważana za dotkniętą sankcją nieważności (art. 17 § 1 k.s.h.). Umowa jest nieważna, ale może zostać następczo konwalidowana, pod warunkiem uzyskania wymaganej zgody w terminie 2 miesięcy od dnia jej zawarcia (art. 17 § 2 k.s.h).
Zdaniem autorki
Przedstawiona w tekście analiza dotyczy wyłącznie szczególnych przypadków określonych w przepisach, co jednak nie wyłącza możliwości określenia innych zasad w umowie lub statucie spółki, chociażby w postaci konieczności uzyskania innej zgody organu na daną transakcję. Każdorazowo przed zawarciem umowy pomiędzy spółką, a jej członkiem zarządu zalecam zbadanie, czy przepisy lub postanowienia umowy lub statutu spółki nie przewidują innej, niż standardowa, reprezentacji spółki przy zawarciu takiej umowy lub obowiązku uzyskania od określonego organu spółki zgody na jej zawarcie.
Podejmowanie decyzji przez organy zarządzające zgodnie z wolą wspólników jest nie tylko kwestią zgodności z przepisami prawa, ale również elementem odpowiedzialnego zarządzania spółką. Dzięki temu decyzje korporacyjne podejmowane są w oparciu o interesy spółki i jej wspólników.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Weronika Dąbrowska
W cyklu omawiającym zasady zawierania umów opublikowaliśmy także:
