Serdecznie zapraszamy na drugi artykuł cyklu współtworzonego przez ekspertów SK&S i redakcję dziennika Rzeczpospolita dotyczącego kontroli u przedsiębiorców. W poniższym opracowaniu, autorstwa Katarzyna Pikiewicz wyjaśnia co i jak kontroluje Państwowa inspekcja pracy.
Pierwszy artykuł z cyklu dostępny jest tutaj: Kontrola w firmie – jak długo trwa i kiedy wnieść sprzeciw
Inspekcja może pojawić się u pracodawcy niespodziewanie i niezwłocznie przystąpić do czynności kontrolnych. W wyniku kontroli PIP może m.in. nakazać wypłatę wynagrodzenia, powiadomić inne organy władzy np. ZUS, czy urząd skarbowy, wystawić mandat, a nawet wystąpić z powództwem na rzecz osoby wykonującej pracę.
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest instytucją powołaną m.in. do kontrolowania przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Co roku przeprowadza kilkadziesiąt tysięcy kontroli. Z danych PIP wynika, że liczba kontroli oraz decyzji wydanych w ich wyniku wzrasta. PIP prowadzi kontrole na podstawie:
- przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Ustawa o PIP) oraz
- zasad ogólnych dotyczących wszystkich kontroli wynikających z ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
Plany PIP na najbliższe lata
Zgodnie z planem działania PIP na lata 2022-2024, instytucja ta skontroluje m.in.: przestrzeganie przepisów o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy, zapewnianie odpoczynków dobowych i tygodniowych, występowanie pracy ponadwymiarowej (nadgodzin), pracy w porze nocnej oraz w niedziele i święta, nieterminowej wypłaty wynagrodzenia, wypłaty wynagrodzenia co najmniej w minimalnej wysokości wymaganej przepisami, dokonywanych potrąceń, warunków wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, legalność powierzania i wykonywania pracy przez cudzoziemców (w szczególności pochodzących z państw azjatyckich), wykonywanie pracy przez pracowników delegowanych, itd.
Dlaczego u nas?
Kontrola pojawia się u pracodawcy w dwóch sytuacjach:
- rutynowo – w związku ze zwykłą działalnością PIP albo
- z powodu „donosu” czyli skargi.
Zgodnie z programem działania PIP na lata 2022-2024, przy doborze podmiotów do kontroli zostaną uwzględnione takie parametry jak: wielkość zatrudnienia, forma własności, branża, w której notuje się najwyższą liczbę skarg. Przykładowo w planie kontroli na lata 2022-2024, wskazano, że PIP zamierza szczególnie skupić się na branży budowlanej , górniczej, handlowej oraz sezonowej działalności (w kontekście niezarejestrowanego zatrudnienia – tzw. „szarej strefy”).
Z kolei skargi najczęściej są składane przez obecnych lub byłych pracowników, którzy uważają, że naruszono wobec nich przepisy prawa pracy. W ostatnich latach kontrole przeprowadzane przez inspektorów pracy na podstawie skarg stanowiły ponad 1/3 wszystkich inspekcji.
Przedmiot kontroli…
PIP kontroluje przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, a także rozporządzeń wykonawczych np. dotyczących dokumentacji pracowniczej, wyliczania i wypłaty wynagrodzenia za urlop, potrąceń z wynagrodzenia, itp. PIP kontroluje także legalność zatrudnienia, w tym prawidłowość stosowania umów cywilnoprawnych, a także legalność zatrudnienia cudzoziemców. PIP kontroluje również przestrzeganie przepisów dotyczących BHP, wypadków przy pracy, chorób zawodowych, zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Ponadto, PIP otrzymała uprawnienie do kontroli wykonywania obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK), a od 2020 r., także stosowanie przepisów tzw. tarczy antycovidowej.
… i jej przebieg
Co do zasady, inspektor PIP powinien uprzedzić pracodawcę o zamiarze wszczęcia kontroli 7 dni przed planowanym rozpoczęciem kontroli (na podstawie ogólnych przepisów dot. kontroli u przedsiębiorców).
Równocześnie art. 24 ust. 1 ustawy o PIP przyznaje PIP możliwość przeprowadzenia kontroli bez uprzedniego poinformowania przedsiębiorcy o dowolnej porze w ciągu nocy oraz za dnia. Uprawnienie to dotyczy kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dot. legalności zatrudnienia, kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej oraz przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.
W praktyce oznacza to możliwość kontroli bez wcześniejszego powiadomienia. Doświadczenie pokazuje, że inspektorzy chętnie korzystają z tego uprawnienia.
Upoważnienie i legitymacja
Co do zasady inspektor pracy powinien okazać podmiotowi kontrolowanemu:
- upoważnienie do wszczęcia kontroli oraz
- legitymację służbową.
Przedstawienie legitymacji przez inspektora jest zawsze warunkiem koniecznym rozpoczęcia kontroli. Brak jest podstaw prawnych, aby inspektor pracy mógł wejść na teren zakładu pracy bez okazania legitymacji służbowej. Kontrolowany ma prawo nie dopuścić takiej osoby do przeprowadzenia kontroli. Z kolei w przypadku dopuszczenia rzekomego inspektora, podmiot kontrolowany może zgłosić ten fakt w formie zastrzeżenia do protokołu kontroli (art. 31 ust. 4 Ustawy o PIP) oraz podważać ustalenia dokonane przed okazaniem legitymacji.
Natomiast wyjątkowo dopuszczalne jest rozpoczęcie kontroli bez przedstawienia upoważnienia w sytuacji jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy. Wówczas kontrolowanemu należy doręczyć upoważnienie niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli.
Jednym z ważniejszych elementów upoważnienia jest wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli. Warto zwrócić uwagę na ten element ponieważ wyznacza on zakres uprawnień inspektora w ramach danego postępowania.
Upoważnienie określa również datę rozpoczęcia kontroli (tj. datę podjęcia pierwszej czynności w kontrolowanym podmiocie) oraz przewidywany termin zakończenia kontroli. Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie, które doręczane jest przedsiębiorcy.
W upoważnieniu niezbędne jest także oznaczenie organu kontroli oraz imienia i nazwiska, stanowiska służbowego osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli (z podaniem numeru jej legitymacji służbowej). Kontrolę może prowadzić jedynie osoba wskazana w upoważnieniu.
Dlatego po przedstawieniu upoważnienia do kontroli należy dokładnie przeczytać i zweryfikować przedstawione upoważnienie.
Uprawnienia inspektora
W toku kontroli inspektor ma liczne uprawnienia. Przysługuje mu prawo m.in. do:
- wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń przedsiębiorcy
- przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy
- żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób zatrudnionych, oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą
- żądania okazania dokumentów związanych z zakresem prowadzonej kontroli (dot. prawa pracy, BHP, itp.)
- zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją
- utrwalania przebiegu i wyników oględzin
- wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, w tym żądania ich od podmiotu kontrolowanego
- sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego.
Podmiot kontrolowany może odmówić przedstawienia dokumentów lub udzielania wyjaśnień jeśli nie są one objęte przedmiotem kontroli wynikającym z upoważnienia (por. wyżej). Co do zasady jednak uprawnienia inspektora są szerokie, a odmowę przedstawienia dokumentu lub informacji należy dokładnie przenalizować bowiem nieuzasadniona odmowa może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową lub nawet karną za utrudnianie czynności kontrolnych.
Równocześnie w trakcie kontroli warto rozmawiać z inspektorem oraz przedstawiać mu dokumenty potwierdzające przestrzeganie przepisów prawa przez kontrolowanego. PIP wymaga, aby wskazać osobę uprawnioną do reprezentującej podmiot kontrolowany. Może to być osoba uprawniona do reprezentacji pracodawcy lub osoba upoważniona jednorazowo w danym postępowaniu.
Miejsce przeprowadzenia kontroli
Kontrola PIP zwykle odbywa się w siedzibie kontrolowanego lub w innych miejscach wykonywania jego zadań. Ponadto, kontrola może się odbyć w miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych oraz w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, np. w okręgowym inspektoracie pracy.
W związku z nowelizacją przepisów ustawy prawo przedsiębiorców od czerwca 2020 r. możliwe są kontrole zdalne lub hybrydowe. Przy takiej kontroli pracodawca dostarcza inspektorowi dokumenty i informacje w formie elektronicznej np. za pośrednictwem emaila lub przesyła pocztą. Te formy prowadzenia kontroli były szczególnie chętnie wykorzystywane w okresie stanu epidemii związanego z Covid-19, ale wydaje się, że na stałe przyjmą się w praktyce PIP.
Protokół i prawo do zastrzeżeń
Ustalenia dokonane w czasie kontroli zostają przez inspektora pracy udokumentowane w zależności od sytuacji w formie protokołu (najczęściej) lub notatki urzędowej. Podmiot kontrolowany powinien wnikliwie zapoznać się z treścią protokołu przed jego podpisaniem ponieważ kontrolowanemu przysługuje prawo wniesienia umotywowanych zastrzeżeń do protokołu kontroli w ciągu 7 dni od przedstawienia protokołu. Zdecydowanie nie powinno się podpisywać protokołu kontroli automatycznie. Przede wszystkim zastrzeżenia mają na celu wskazanie i wypunktowanie błędnych lub niezgodnych z sytuacją faktyczną ustaleń protokołu.
Inspektor może uwzględnić wniesione zastrzeżenia. Natomiast w praktyce inspektorzy rzadko uwzględniają zastrzeżenia i zmieniają ustalenia wskazane w protokole. W razie wydania w następstwie kontroli decyzji lub skierowania wystąpień, podmiot kontrolowany może ponownie wykorzystać podniesione argumenty kwestionując decyzję lub odnosząc się do wystąpienia inspektora. Nie wniesienie zastrzeżeń do protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do kwestionowania ustaleń faktycznych stanowiących podstawę wydania następnie decyzji lub wystąpienia.
Dalsze czynności
Inspekcja może zakończyć się jedynie sporządzeniem protokołu. Jeżeli jednak inspektor PIP stwierdzi naruszenie przepisów może wydać decyzję, skierować wystąpienie, polecenie lub udzielić ustnego pouczenia. Co więcej inspektor PIP może nałożyć grzywnę (w formie mandatu) lub skierować wniosek o ukaranie grzywną do sądu.
W razie otrzymania wystąpienia podmiot kontrolowany ma obowiązek poinformować inspektora o terminie i sposobie realizacji wystąpienia w ciągu 30 dni od dnia jego otrzymania.
W przypadku decyzji kontrolowanemu przysługuje prawo wniesienia odwołania w terminie 7 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się do organu odwoławczego (zwykle: okręgowy inspektor pracy) za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (najczęściej inspektor pracy).
Wniesienie odwołania co do zasady wstrzymuje wykonanie decyzji, za wyjątkiem decyzji, którym nadano rygor natychmiastowej wykonalności albo podlegającym wykonaniu w trybie natychmiastowym z mocy ustawy (np. nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi, nakazania: wstrzymania prac lub działalności albo eksploatacji maszyn, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia).
ZDANIEM AUTORKI
Czy do kontroli PIP można się przygotować? Na pewno warto pouczyć pracowników jak zachować się na wypadek pojawienia się inspektora PIP, w tym kogo należy zawiadomić. W razie otrzymania zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli informacja powinna zostać niezwłocznie przekazana osobie działającej w imieniu pracodawcy. W zależności od zakresu kontroli należy zapewnić obecność osób kompetentnych w kontrolowanym obszarze np. w razie kontroli BHP, osoby wykonującej zadania służby BHP. Warto sprawdzić kompletność dokumentacji pracowniczej, aktualność badań lekarskich pracowników lub szkoleń w zakresie BHP.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Katarzyna Pikiewicz
