Jadwiga Sztabińska, Rzeczpospolita, komentarz mec. Sławomira Parucha
Wirtualny angaż, wypowiedzenie e-mailem, wniosek urlopowy w intranecie – tak powoli wygląda rzeczywistość u pracodawców. Na razie muszą jednak prowadzić podwójne akta. A to dlatego, że prawo nie nadąża za techniką i zmieniającymi się zwyczajami (…)
STANOWISKO GŁÓWNEGO INSPEKTORATU PRACY Z 9 KWIETNIA 2010 R.
W SPRAWIE PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH WYŁĄCZNIE W WERSJI ELEKTRONICZNEJ (GPP-87-4560-29/10/PE/RP)
Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Przepis ten w ust. 2 określa, z jakich części składają się akta osobowe i jakie dokumenty powinny być zgromadzone w poszczególnych częściach. W myśl ust. 3 dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
W obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej.
ZDANIEM EKSPERTA
Cyfrowy angaż raczej się nie przyjmie
Sławomir Paruch
partner kierujący Departamentem Prawa Pracy w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak
Jeżeli zarówno pracownik, jak i pracodawca mają bezpieczne podpisy elektroniczne, mogą zawrzeć umowę o pracę lub dokonać innych czynności wymagających formy pisemnej wyłącznie w postaci cyfrowej. Moim zdaniem jednak w stosunkach pracy podpis elektroniczny znajdzie rzadko zastosowanie ze względu na charakter tych stosunków. Polegają one w zdecydowanej większości na bezpośredniej relacji (styczności) między stronami (wspólna obecność w zakładzie). Podpis elektroniczny może zatem pełnić istotniejszą funkcję przy telepracy i podobnych formach wykonywania zadań.