Nawet jeśli przepisy prawa lub umowa wprowadzają wymóg zachowania formy pisemnej, podpisanie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wywoła wszystkie skutki prawne tak, jakby była to tradycyjna forma pisemna. Co jednak, gdy jedna strona kontraktu posługuje się podpisem elektronicznym, a druga własnoręcznym?
W ostatnim czasie jesteśmy świadkami przyśpieszenia cyfrowego. Ma ono swoje źródło zarówno w pandemicznej konieczności, zwiększającej się mobilności, jak również w zmianach prawnych, które ogólnie można nazwać e-administracją. To wszystko wpływa nie tylko na formę komunikacji prywatnej, biznesowej czy urzędowej, ale także na sposób, w jaki dochodzi do zawierania umów. Obecnie bowiem coraz częściej zdarza się nam zawierać umowy w formie elektronicznej, czy dokumentowej. Mimo tego nie zawsze łatwo odnaleźć się nam w mnogości nowych technologicznych rozwiązań. Pojawia się wiele wątpliwości co do prawidłowości zawierania umów elektronicznych, w konsekwencji ich ważności, zasad archiwizowania i mocy dowodowej w toku ewentualnego procesu sądowego. Często doskwierają nam też stare przyzwyczajenia związane z tradycyjnym podpisywaniem dokumentów, które dodatkowo próbujemy transponować do świata cyfrowego.
Aby rozwiać przynajmniej część z wyżej wskazanych wątpliwości, warto wrócić do źródeł prawa, które regulują zasady zawierania umów i odkodować z nich zasady, które często są pomijane lub zapominane. Należy także naświetlić aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące podpisów elektronicznych.
Zawarcie umowy w formie pisemnej
Nadal najczęstszą formą, w której dochodzi do zawarcia umowy, jest forma pisemna.
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Tradycyjny podpis pisemny składany jest zatem własnoręcznie na papierowym dokumencie. Identyfikuje on podpisującego poprzez kombinację danych identyfikacyjnych zawartych w samym podpisie (najczęściej odręcznie napisane imię i nazwisko) oraz unikatowego charakteru pisma pozwalającego na weryfikację autentyczności dokumentu. Zasadniczo jedynie poprzez złożenie podpisu własnoręcznego może dojść do zachowania formy pisemnej (zob. jednak wyjątek opisany w dalszej części artykułu).
Co to jednak oznacza: „zawrzeć umowę w formie pisemnej”? Dla wielu osób wciąż oczywiste wydaje się, że dwustronna umowa jest ważna tylko wówczas, gdy jest podpisana podpisami własnoręcznymi, tego samego dnia, przez dwie strony przebywające w jednym miejscu, każda strona takiej umowy jest parafowana i każda strona umowy otrzymuje jeden jej egzemplarz, na którym znajdują się podpisy obu stron.
W rzeczywistości przepisy prawa nie wprowadzają jednak tak sztywnych zasad, jakie wynikają z opisanej powyżej praktyki zawierania umów. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu cywilnego, do zawarcia umowy w formie pisemnej wystarczy podpis jednej strony na egzemplarzu umowy i wymienienie się przez strony takimi podpisanymi egzemplarzami, a nawet podpisanie przez stronę wyłącznie własnego oświadczenia woli i przekazanie go drugiej stronie, podczas gdy druga strona przekaże nam oświadczenie woli podpisane przez nią.
PRZYKŁAD:
Do zawarcia umowy sprzedaży samochodu dojdzie zarówno wtedy, gdy pod egzemplarzem typowej umowy podpisze się sprzedawca i kupujący, jak i wtedy, gdy sprzedawca podpisze swój egzemplarz umowy, a kupujący swój egzemplarz, a następnie tymi egzemplarzami się wymienią. Co więcej, umowa sprzedaży samochodu dojdzie do skutku również wtedy, gdy sprzedawca podpisze następujące oświadczenie: „Sprzedaję Franciszkowi Kowalskiemu samochód Volkswagen Golf o numerze VIN 123456789 za cenę 5.000 zł” i przekaże je kupującemu, którym jest Franciszek Kowalski, natomiast kupujący podpisze i przekaże sprzedawcy, którym jest Jan Nowak następujące oświadczenie: „Kupuję od Jana Nowaka samochód Volkswagen Golf o numerze VIN 123456789 za cenę 5.000 zł”.
Jak zatem widać, Kodeks cywilny jest w tym zakresie dość liberalny i pozwala na zdecydowanie większą elastyczność, niż na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać.
Zawarcie umowy w formie elektronicznej
Kiedy 20 lat temu do polskiego porządku prawnego wprowadzono kwalifikowany podpis elektroniczny, w Kodeksie cywilnym pojawiła się elektroniczna postać oświadczeń woli, to właśnie powyższy kontekst prawny, bardziej liberalny niż powszechna praktyka, osadzał w systemie prawnym elektroniczne oświadczenia woli. Tak też jest do dziś, choć cyfrowa rzeczywistość dotycząca oświadczeń woli uległa rozbudowaniu.
Dzisiaj, obok formy pisemnej, dysponujemy formą dokumentową i elektroniczną, a obok kwalifikowanego podpisu elektronicznego dysponujemy również zaawansowanymi podpisami elektronicznymi, zwykłymi podpisami elektronicznymi, posługujemy się także podpisem zaufanym, czy podpisem osobistym. Najwyższym w hierarchii zdaje się tutaj być kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest to podpis elektroniczny, który spełnia określone wymogi technologiczne, jest wydawany przez certyfikowane instytucje i pozwala zarówno na unikatową identyfikację podpisującego, jak i na zabezpieczenie podpisywanego dokumentu w taki sposób, aby nie było możliwe dokonanie w nim zmian po złożeniu podpisu (zmiana taka musi być rozpoznawalna).
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jedynie użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozwala na nadanie dokumentowi formy elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Jednocześnie zaś forma elektroniczna oraz kwalifikowany podpis elektroniczny są zrównane w skutkach prawnych z formą pisemną i podpisem własnoręcznym. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przepisy prawa lub umowa wprowadzają wymóg zachowania formy pisemnej, zachowanie formy elektronicznej, czyli podpisanie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wywoła wszystkie skutki prawne tak, jakby była to tradycyjna forma pisemna.
Zawarcie umowy w formie dokumentowej
Stosowanie wszystkich podpisów elektronicznych innych niż kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli podpisów zaawansowanych, zwykłych, osobistych, zaufanych, prowadzi natomiast do nadania dokumentowi formy dokumentowej, która jest najnowszą z form czynności prawnych przewidzianych przepisami prawa. Zgodnie z Kodeksem cywilnym do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Podpis osobisty to podpis „zaszyty” w dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną, a podpis zaufany, to podpis powiązany z profilem zaufanym. Podpisem zaufanym może się posługiwać każdy, kto założy profil zaufany, w tym cudzoziemiec, który posiada numer PESEL. Jakkolwiek podpisy te mają moc podpisu własnoręcznego w kontaktach z organami administracji publicznej, to w sferze cywilnoprawnej zasadniczo takiej mocy nie posiadają. Można więc złożyć podpis zaufany pod dokumentem prywatnym, jednak, w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, dokument taki nie będzie równoważny formie pisemnej.
Podpis osobisty oraz podpis zaufany uznawane są obecnie za elektroniczne podpisy zaawansowane. Zaawansowane podpisy elektroniczne to podpisy, które co prawda pozwalają na zidentyfikowanie osoby podpisującej i uniemożliwiają dokonanie zmian po złożeniu podpisu (tak jak podpisy kwalifikowane), jednak technologia składania podpisu jest nieco odmienna (uproszczona). Użycie zaawansowanego podpisu elektronicznego, który nie jest podpisem kwalifikowanym, nie pozwala na nadanie dokumentowi formy elektronicznej zrównanej z formą pisemną.
Wreszcie zwykły podpis elektroniczny, to najmniej zaawansowany technologicznie podpis wyrażony w postaci cyfrowej. Już więc samo użycie imienia i nazwiska osoby podpisującej się w dokumencie cyfrowym stanowić mogłoby podpis, aby jednak miał on znaczenie prawne, należy złożyć go w ramach usługi zaufania (czyli z zachowaniem określonych przepisami minimalnych wymogów potwierdzania tożsamości i indywidualizowania takiego podpisu). Przykładem takiego podpisu może być podpis dostarczany przez platformę DocuSign.
Kwestie praktyczne
1. Czym różni się podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym od podpisywania tradycyjnego?
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na podstawową kwestię – podpisem własnoręcznym można podpisać wyłącznie dokument papierowy, zaś podpisem elektronicznym wyłącznie dokument elektroniczny, cyfrowy. Jakkolwiek czasem trudno to sobie wyobrazić, to dokumentem cyfrowym nie do końca jest to, co widzimy na ekranie naszego komputera, smartfonu czy tabletu. To, co widzimy, jest bowiem jedynie obrazem takiego dokumentu. Dokument elektroniczny jest natomiast ustrukturyzowanym zbiorem danych zapisanych w postaci cyfrowej na nośniku elektronicznym. Podpisujemy więc taki właśnie cyfrowy zbiór danych, nie zaś jego wizualizację na ekranie komputera. Stąd, wbrew częstemu przekonaniu, podpis elektroniczny nie musi być odzwierciedlony wizualnie w podpisywanym dokumencie.
2. Wizualizacja podpisu elektronicznego
Oprogramowanie służące składaniu podpisów elektronicznych umożliwia odwzorowanie podpisu, zazwyczaj pozwalając na wybór miejsca, czy rozmiaru składanego podpisu. Ma to jednak wyłącznie funkcję estetyczną, pozwalającą na zaspokojenie potrzeby posiadania postrzegalnego zmysłami dowodu złożenia podpisu. W istocie więc zabieg taki jest odpowiedzią na potrzeby sprzed ery cyfrowej. Obecnie niemal każde oprogramowanie służące do obsługi plików zapisanych w formacie pdf pozwala na weryfikację złożonych pod dokumentem podpisów. Również oprogramowanie służące składaniu podpisów pozwala na weryfikowanie złożonych już wcześniej podpisów elektronicznych. I to właśnie taka, a nie naoczna, weryfikacja jest miarodajna i rozstrzygająca.
3. Elektroniczne parafowanie stron umowy
Warto też zaznaczyć – bowiem w praktyce pojawia się tutaj wiele niejasności – że jeden podpis elektroniczny dotyczy całego dokumentu elektronicznego. Nie ma zatem konieczności „elektronicznego parafowania” każdej ze stron lub wizualizowania podpisów w każdym miejscu pozostawionym na podpis określonej osoby. Często bowiem jest tak, że umowa podpisywana elektronicznie przygotowywana jest na tradycyjnych formatkach, wobec czego zawiera szereg miejsc na podpisanie umowy jako takiej oraz na przykład szereg załączników. Z punktu widzenia zasad podpisywania elektronicznych dokumentów wystarczające i prawidłowe jest złożenie jednego podpisu w danym dokumencie elektronicznym.
4. Drukowanie umów zawartych w formie elektronicznej
Czasem pojawia się także pytanie, czy umowy zawarte w formie elektronicznej należy dla pewności obrotu drukować. Jeśli sięgniemy do podanej wyżej definicji dokumentu elektronicznego, to z pewnością dojdziemy do przekonania, że drukowanie dokumentów elektronicznych może mieć sens wyłącznie archiwizacyjny i antyekologiczny. Wydruk dokumentu elektronicznego, nawet z najpiękniej zwizualizowanymi i najbardziej kwalifikowanymi podpisami nie jest bowiem dokumentem elektronicznym. Tak samo jak zeskanowany dokument papierowy opatrzony podpisami własnoręcznymi jest wyłącznie elektroniczną kopią dokumentu i sam w sobie właściwym dokumentem papierowym nigdy nie będzie, tak samo wydrukowany dokument cyfrowy jest wyłącznie analogową kopią takiego dokumentu.
5. Podpisywanie umów różnymi rodzajami podpisów
W kontekście drukowania dokumentów elektronicznych, jednym z praktycznie spotykanych problemów jest „hybrydowe” podpisywanie umów, to jest sytuacja, gdy jedna strona posługuje się podpisem elektronicznym, a druga własnoręcznym. Wiele pytań krąży wokół tego, czy najpierw powinien być podpisany egzemplarz elektroniczny, który następie zostanie wydrukowany i podpisany przez drugą stronę podpisem własnoręcznym, czy odwrotnie, najpierw podpisany będzie własnoręcznie dokument papierowy, następnie zeskanowany i podpisany elektronicznie. Otóż żadna z tych opcji nie jest prawidłowa. W tym miejscu warto odwołać się do wyjaśnionych na początku niniejszego artykułu przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących wymiany dokumentów, z których każdy podpisany jest przez jedną stronę. Tym samym strona, która zamierza posługiwać się podpisem elektronicznym powinna podpisać elektroniczny egzemplarz danej umowy i przekazać go drugiej stronie, zaś strona zamierzająca podpisać się własnoręcznie, powinna podpisać dokument papierowy i przekazać go drugiej stronie. O ile dokumenty te będą tożsame (lub rzadziej będą zawierały komplementarne oświadczenia woli obydwu stron) wówczas do zawarcia umowy dojdzie z chwilą wymiany tych dokumentów pomiędzy stronami. Jedynie taka postać zawarcia umowy w formie „hybrydowej” jest prawnie dopuszczalna, dlatego tylko w takim przypadku dokument we właściwej postaci podpisywany jest właściwym mu podpisem.
6. DocuSign
Kolejnym praktycznym zagadnieniem, które pojawia się głównie w obrocie międzynarodowym, jest kwestia uznawalności podpisu dostarczanego przez platformę DocuSign. Nie jest tak, jak często się twierdzi, że podpis ten nie ma w Polsce żadnego znaczenia prawnego. Nie jest również tak, jak starają się twierdzić nasi zagraniczni partnerzy, głównie zza oceanu, że podpis ten jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu. DocuSign, na terenie Polski nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani podpisu osobistego lub zaufanego. Nie pozwala więc ani na zastąpienie nim wymaganych podpisów własnoręcznych, czyli dokument nim podpisany nie jest równoważny formie pisemnej, nie pozwala również na podpisywanie nim korespondencji urzędowej i innych dokumentów formalnych, jak sprawozdania finansowe, jpk itp. Jednakże – jak już wyżej wskazano – podpisanie umowy podpisem DocuSign pozwala na nadanie jej formy dokumentowej.
7. e-doręczenia
Jednym z praktycznych problemów związanych z elektronicznym (lub „hybrydowym”) zawieraniem umów jest ustalenie dokładnej daty doręczenia dokumentu elektronicznego adresatowi i potwierdzenia takiego doręczenia. Dotychczas rekomendowanym sposobem było posłużenie się pocztą elektroniczną z prośbą o informację zwrotną o otrzymaniu korespondencji. W najbliższym czasie problem ten zostanie jednak w obrocie między spółkami rozwiązany. Od 10 marca 2024 r. obowiązkowe dla wszystkich podmiotów zarejestrowanych w KRS stanie się posługiwanie e-doręczeniami, które co do zasady umożliwią doręczanie dokumentów elektronicznych w taki sposób, aby zarówno pewne były fakt ich doręczenia, jak i data. Z pewnością e-doręczenia stanowią kolejny ustawowy bodziec pozwalający na przejście w obrocie prawnym z dokumentów papierowych na elektroniczne, co może sprawić, że wyżej opisane praktyczne aspekty zawierania umów w formie elektronicznej lub „hybrydowej” nabiorą jeszcze większego znaczenia.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Julia Trzmielewska
