Rzeczpospolita, Marek Domagalski, rozmowa z prof. Stanisławem Sołtysińskim
W trakcie burzliwych, a tym bardziej konfliktowych zgromadzeń w spółkach nawet notariusz może coś istotnego przegapić i nie zaprotokołować. Jakie są tego skutki?
Odpowiada prof. Stanisław Sołtysiński z Uniwersytetu Adama Mickiewicza, partner w Kancelarii Sołtysiński, Kawecki, Szlęzak
Rz: W jednej z ostatnich spraw o stwierdzenie nieważności uchwał kluczową kwestią okazało się to, co notariusz zapisał w protokole, a dokładnie czego nie zapisał. W trakcie burzliwych, a tym bardziej konfliktowych zgromadzeń w spółkach nawet notariusz może coś istotnego przegapić i nie zaprotokołować. Jakie są tego skutki?
Stanisław Sołtysiński: Zgłoszenie sprzeciwu wobec zapadłej uchwały walnego zgromadzenia stanowi ustawową przesłankę jej zaskarżenia przez akcjonariusza (art. 422 § 2 pkt 2 i art. 425 § 1 kodeksu spółek handlowych). Zgodnie z wyrokiem SN z 16 kwietnia 2002 r. (sygn. V CKN 997/00) protokół zgromadzenia nie jest wyłącznym dowodem, że akcjonariusz głosował przeciwko uchwale i zgłosił do niej sprzeciw. Protokół notarialny stanowi dokument urzędowy, lecz istnieje procesowa możliwość prowadzenia dowodów ponad osnowę dokumentów (art. 247 kodeksu postępowania cywilnego). Ciężar dowodu spoczywa wówczas na akcjonariuszu (powodzie).
Jak się bronić przed takim przeoczeniem, nie mówiąc już o nieuczciwości notariusza?
Akcjonariusz powinien zapoznać się jak najwcześniej z protokołem. Ma prawo zażądać odpisu jego całości lub części. Gdy sprzeciw nie został zaprotokołowany, może on zwrócić się o sprostowanie na podstawie art. 80 § 4 prawa o notariacie, który zezwala notariuszowi skorygować m.in. niedokładność lub oczywiste pomyłki.
W procesie np. o uchylenie uchwały można chyba kwestionować prawdziwość protokołu. Jakie przydałyby się dowody: nagranie, świadkowie?
Przeprowadzenie dowodu, że powód złożył sprzeciw, może nastąpić w toku postępowania o uchylenie uchwały. Nagranie przebiegu obrad lub zeznania świadków stanowią najczęściej wykorzystywane środki dowodowe. Czasem zgłoszenie sprzeciwu składane jest na piśmie, lecz ustawa nie wymaga takiej formy. Zaleca się natomiast jak najszybsze sprawdzenie protokołu i złożenie na piśmie wniosku o sprostowanie, aby uprawdopodobnić złożenie sprzeciwu.
Jak akcjonariusz może wykazać, że głosował przeciwko uchwale (art. 422 § 2 pkt 2), jeżeli głosował tajnie?
Podzielam pogląd, że wykazanie, iż akcjonariusz głosował przeciw uchwale, nie dotyczy głosowań tajnych w myśl zasady impossibilium nulla obligatio est. Wystarczy więc oświadczenie, że głosował on przeciwko zaskarżonej uchwale. Bywa jednak, że sposób głosowania można „odkodować” na podstawie układu głosów zaprotokołowanych przez notariusza (np. gdy akcjonariusz dysponował 999 głosami i były to jedyne głosy oddane przeciw uchwale).
Czy protokół notariusz ma sporządzać na bieżąco, czy może na podstawie notatek spisać go np. następnego dnia?
W praktyce notariusze przygotowują projekt protokołu, w którym zamieszczają obligatoryjne punkty porządku obrad oraz proponowane uchwały, i sporządzają notatki obejmujące np. wyniki głosowań, sprzeciwy i ważniejsze zdarzenia. Protokół powinien być sporządzony bez zbędnej zwłoki. Ustawa nie wyznacza na to konkretnego terminu.
Czy protokół z walnego zgromadzenia powinien ograniczać się do uchwał oraz kilku innych punktów wymienionych w art. 421 § 2 k.s.h., np. stwierdzenia prawidłowości zwołania zgromadzenia, liczby oddanych głosów za uchwałą i sprzeciwów?
Kodeks określa minimalną treść protokołu. W nauce prawa przeważa opinia, która zaleca nieco szerszą, np. obok liczby głosów oddanych za każdą „powziętą” uchwałą należy podać liczbę głosów „wstrzymujących” oraz nieważnych. Należy także odnotować treść i głosy oddane w sprawie uchwał, które nie uzyskały wymaganej większości, a także inne okoliczności mające wpływ na ocenę ich ważności. Protokół powinien np. uwidaczniać, czy głosowano jawnie czy tajnie oraz czy doszło do głosowania grupami. Notariusz nie ma obowiązku protokołować przebiegu dyskusji, natomiast zgromadzenie może zadecydować o nagrywaniu lub protokołowaniu obrad.