Jeśli właściwa instytucja stwierdzi, że wniosek o fundusze unijne został sporządzony nieprawidłowo lub jest on niekompletny, może nałożyć na beneficjenta korekty finansowe. Oznacza to konieczność zwrotu pobranych części dofinansowania.
Instytucje odpowiedzialne za realizacje projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej rozpoczęły już działania zmierzające do wsparcia beneficjentów ubiegających się o dofinansowanie z nowej perspektywy finansowej 2021-2027. Pierwsze terminy na złożenie wniosków o dofinansowanie są już za nami, a kolejne się zbliżają. Ogłaszanie nowych naborów, nie oznacza jednak, że wszystkie projekty realizowane w ramach poprzedniej perspektywy (perspektywy 2014-2020) zostały już rozliczone, a obowiązki beneficjentów związane z realizacją projektów wykonane. Jednym z najistotniejszych obowiązków beneficjenta po zrealizowaniu całego zakresu rzeczowego projektu jest złożenie wniosku o płatność, bowiem od jego pozytywnej weryfikacji przez właściwą instytucję, uzależnione jest uznanie, czy konkretny projekt został wykonany w sposób zgodny z umową o dofinansowanie. Stwierdzenie, że projekt został wykonany prawidłowo, pozwala na wypłatę ostatniej transzy dofinansowania.
Jakie kontrole po złożeniu wniosku o płatność mogą zostać przeprowadzone? Do kontroli na tym etapie należy zaliczyć kontrolę wniosku o płatność końcową oraz kontrolę na zakończenie projektu.
Kontrola wniosku o płatność końcową
Kontrola ta prowadzona jest na trzech płaszczyznach – weryfikacji formalnej, weryfikacji rachunkowej oraz weryfikacji merytorycznej.
Podczas weryfikacji formalnej osoba sprawdzająca wniosek o płatność ustala, czy został on prawidłowo wypełniony, podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji beneficjenta oraz czy dołączono do niego wszystkie niezbędne dokumenty.
W ramach weryfikacji finansowej, właściwa instytucja analizuje czy dane finansowe zawarte we wniosku zostały wypełnione prawidłowo. Osoba weryfikująca dane finansowe sprawdza, czy dane zawarte w tabelach finansowych są zgodne z dokumentami źródłowymi, prawidłowość rachunkową tabel finansowych oraz czy dokumenty przedstawione wraz z wnioskiem o płatność nie zostały wcześniej przedstawione do refundacji.
Ostatnią płaszczyzną, jaka jest weryfikowana jest poprawność merytoryczna wniosku o płatność. Pierwszym obszarem, jaki jest weryfikowany w tej płaszczyźnie jest zgodność wykonanych zadań z zadaniami wskazanymi w umowie o dofinansowanie. Osoba kontrolująca wniosek o płatność weryfikuje, czy wszystkie elementy, jakie beneficjent zobowiązał się wykonać w ramach umowy o dofinansowanie zostały zrealizowane oraz czy w dniu złożenia wniosku o płatność końcową wypełnione zostały wskaźniki produktu (wskaźnikiem produktu może być np. liczba zakupionych urządzeń, liczba wybudowanych budynków). Drugim badanym aspektem jest to, czy beneficjent realizując wskaźniki produktu stosował właściwe procedury, które pozwalały na zachowanie konkurencyjności podczas wyboru wykonawcy poszczególnych zadań w projekcie lub dostawców. Instytucja w tym przypadku sprawdza, czy wydatek został poniesiony w sposób zgodny z procedurą określoną w umowie o dofinansowanie oraz czy beneficjent w sposób zgodny z przepisami modyfikował umowy z wykonawcami. Możliwe są tutaj dwa reżimy ponoszenia wydatków, które są uzależnione od statusu beneficjenta. Są to:
- Podmioty zobowiązane do stosowania ustawy z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych („Pzp”). Dla wydatków o wartości wyższej niż 130 tys. zł netto – beneficjenci powinni stosować procedury określone w tej ustawie, np. przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony lub tryb podstawowy.
- Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania Pzp. Beneficjenci powinni dokonywać wydatków w oparciu o wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 („Wytyczne”).
Bez względu na to, czy jest to postępowanie prowadzone w oparciu o przepisy Pzp czy postanowienia Wytycznych – beneficjent musi to prawidłowo udokumentować, aby zachować właściwą ścieżkę audytu.
PRZYKŁAD
W przypadku zapytania ofertowego beneficjent musi zarchiwizować zapytanie ofertowe, potwierdzenie opublikowania go na stronie internetowej lub przesłania zapytania do potencjalnych wykonawców, oferty wraz z potwierdzeniem ich wpływu oraz korespondencję z potencjalnymi wykonawcami a także informację o wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z potwierdzeniem publikacji.
Wynika to z tego, że osoba kontrolująca wniosek o płatność opiera się w swojej analizie wyłącznie na przedłożonych wraz z wnioskiem dokumentach. Braki lub pominięcia podczas ich przedstawiania mogą prowadzić do uznania, że postępowanie zostało przeprowadzone w sposób nieprawidłowy, a co za tym idzie, stanowi podstawę nałożenia korekty finansowej.
Jeżeli instytucja kontrolująca zauważy błędy lub nieścisłości we wniosku o płatność, w tym w dokumentach potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, powinna wezwać beneficjenta do wyjaśnień – wyznaczając beneficjantowi termin na uzupełnienie dokumentów. W takim przypadku należy pamiętać o tym, aby uzupełnić dokumenty, o które wnosi instytucja kontrolująca. Jest to niezmiernie ważne, bowiem w przypadku uzupełnienia, które nie będzie kompletne – instytucja kontrolująca może wydać decyzję o nałożeniu korekty finansowej. Gdyby doszło do takiej sytuacji, to warto pamiętać o tym, że beneficjent może złożyć wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy i uzupełnić pominięte dokumenty. W takiej sytuacji decyzja o nałożeniu korekty finansowej będzie mogła być zmieniona.
Kontrola na zakończenie projektu
Podczas tej kontroli właściwa instytucja sprawdza kompletność i zgodność całej dokumentacji projektu z procedurami. Elementem tej kontroli może być kontrola w siedzibie beneficjenta lub miejscu realizacji projektu. W czasie kontroli w siedzibie beneficjenta, weryfikowane są dokumenty (finansowe, prawne oraz techniczne) oraz zakres rzeczowy. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie, czy projekt faktycznie został zrealizowany.
Beneficjenci nie mogą zapominać, że kontrola na zakończenie projektu nie jest ostatnią, jaka może zostać przeprowadzona, bowiem pozostają jeszcze kontrole w okresie trwałości projektu, który w zależności od statusu przedsiębiorcy może wynosić 3 (dla MŚP) lub 5 lat (dla dużych przedsiębiorstw). W tym okresie podejmując jakiekolwiek decyzje odnośnie do składników majątku nabytych podczas realizacji projektu, trzeba pamiętać o tym, że beneficjent nie może ich swobodnie zbywać.
Źródło: Rzeczpospolita, autor: Żaneta Urbaniak
