Ustalanie okresu pełnienia funkcji przez członków zarządu budzi wątpliwości
22 lutego 2016 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy (k.p.) modyfikująca dopuszczalność zawierania umów o pracę na czas określony. Wprowadziła ona ograniczenia w liczbie oraz łącznym okresie trwania umów o pracę na czas określony. Ustawodawca dopuścił też kilka wyjątków.
Jednym z nich jest przewidziana w art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p. możliwość zawarcia umowy o pracę na czas określony z przekroczeniem ustawowych limitów, jeśli umowa ta jest zawierana w celu wykonywania pracy przez okres kadencji. Użyta przez ustawodawcę terminologia powoduje niestety istotne skutki praktyczne dla członków zarządów spółek handlowych. Wynikają one z posłużenia się przez ustawodawcę pojęciem „kadencja”, która nie jest wymierna dla ustalenia okresu sprawowania funkcji przez członka zarządu.
Przez kadencję należy rozumieć ustalony z góry okres, na który dana osoba zostaje powołana w skład zarządu. Natomiast faktyczne umocowanie do wykonywania funkcji zarządu jest określane mianem mandatu. Okres kadencji i mandatu zazwyczaj się różnią i z reguły mandat trwa dłużej niż okres kadencji. Wynika to z art. 202 § 2 k.s.h., zgodnie z którym, co do zasady, mandat członka zarządu powołanego na okres dłuższy niż rok wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
Gdy kadencja członka zarządu upłynęła np. 15 stycznia 2018 r., a zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok 2017 r. odbyło się 30 maja 2018 r., to pomimo upływu kadencji mandat, a zatem umocowanie do sprawowania funkcji członka zarządu, trwa na podstawie art. 202 § 2 k.s.h. do 30 maja 2018 r. Do tej daty członek zarządu pełni swoją funkcję i spoczywają na nim prawa i obowiązki reprezentowania spółki oraz prowadzenia jej spraw.
Sześć miesięcy nie zawsze wystarcza
Zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Nierzadko jednak następuje z kilkumiesięcznym opóźnieniem, a w skrajnych przypadkach, na przykład w razie wewnętrznych sporów korporacyjnych, nawet po kilku latach. W tym okresie dany członek zarządu nadal pełni funkcję, mimo że okres jego kadencji dawno upłynął.
Użyte przez ustawodawcę w art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p. sformułowanie „przez okres kadencji” ma zatem poważne skutki w kontekście czasu trwania stosunku pracy. Z reguły członek zarządu będzie bowiem pełnił funkcję w okresie wykraczającym poza kadencję. Pracodawcy, chcąc bezpiecznie skorzystać z przywileju, jaki daje art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p., dla określenia w umowie o pracę terminu jej obowiązywania posługują się dokładnie takim samym sformułowaniem, jakiego użył ustawodawca. Termin obowiązywania umowy o pracę oznaczają zatem nie konkretną datą, ale zdarzeniem, jakim jest upływ kadencji, tak aby z jego nadejściem umowa o pracę uległa rozwiązaniu. Pojawia się tu istotny problem praktyczny: jaki skutek dla już zawartej umowy o pracę członka zarządu na okres kadencji ma fakt jej upływu przy jednoczesnym dalszym trwaniu mandatu.
Jak długo obowiązuje umowa
Czy umowa o pracę rozwiązuje się z chwilą upływu kadencji i po tym okresie, do czasu wygaśnięcia mandatu, podstawą wykonywania obowiązków związanych z prowadzeniem spraw spółki ma być jedynie uchwała o powołaniu do zarządu? Czy kontynuacja wykonywania obowiązków członka zarządu po upływie kadencji na dotychczasowych zasadach, bez dodatkowych regulacji umownych, będzie skutkować zawarciem kolejnej umowy o pracę, ale tym razem już na czas nieokreślony? Czy wreszcie dopuszczalne jest dokonanie wykładni oświadczenia woli zawartego w umowie o pracę na podstawie art. 65 § 2 k.c., nakazującego przy wykładni treści umów badać zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Pozwalałoby to przyjąć interpretację, że umowa o pracę będzie obowiązywała do czasu wygaśnięcia mandatu, pomimo upływu kadencji, ponieważ intencją stron było zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu na okres, w którym faktycznie pełni on tę funkcję. Takie podejście nie pokrywa się jednak z literalnym brzmieniem art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p., który jako wyjątek od zasad ogólnych nie powinien być interpretowany rozszerzająco. Istnieje zatem ryzyko uznania, że przedłużenie okresu umowy na czas trwania mandatu, a nie kadencji, nie uprawnia do odstąpienia od limitów z art. 25¹ § 1 k.p.
Mimo wszystko akceptowalne powinno być odwołanie do art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p. z argumentacją, że umowa jest zawarta w celu wykonywania pracy na okres kadencji, niezależnie od tego, że jej termin obowiązywania będzie odbiegał od okresu kadencji i będzie determinowany przez faktyczny okres pełnienia funkcji. Cel zawarcia umowy zostaje bowiem spełniony. Taka wykładnia nie znajduje jednak pokrycia w literalnym brzmieniu przepisu. Alternatywnie, w nowych umowach pracodawcy mogliby odwołać się do innego z wyłączeń, tj. wynikających z art. 25¹ § 4 pkt 3 k.p. obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, uprawniających do niestosowania limitów z art. 25¹ § 1 k.p. W tym przypadku jednak zachodziłaby konieczność dopełnienia przez pracodawcę określonych obowiązków informacyjnych wobec okręgowego inspektora pracy.
Dopiero orzecznictwo pokaże, jak tego rodzaju sytuacje będą rozstrzygane. Jednak ta niespójność terminologiczna może być źródłem wielu wątpliwości, a skala problemu – znaczna.
Karolina Kanclerz, radca prawny, Kancelaria Sołtysiński Kawecki & Szlęzak
