Czy w takiej sytuacji można wysłać załogę na przymusowy urlop? Jakie wynagrodzenie należy się za czas niewykonywania pracy? I czy coś grozi, gdy wystąpi to po terminie?
Niedawno media informowały, że dział firmy Sony – Sony Pictures, zajmujący się tworzeniem i dystrybucją filmów, został zhakowany. Włamywacze mają pod kontrolą wszystkie komputery firmy. Nieoficjalnie wiadomo, że administratorzy zostali zmuszeni do ich wyłączenia, natomiast pracowników zwolniono do domów i poproszono o wyłączenie Wi-Fi w telefonach. Usuwanie awarii może potrwać nawet do trzech tygodni. Choć nie są to potwierdzone informacje, to prawdopodobnie taka sama sytuacja wystąpiła w polskim oddziale firmy.
Dlaczego o tym piszemy? Poważne awarie mogą spotkać bowiem każdego pracodawcę w najmniej oczekiwanym momencie. Podpowiadamy więc, jak radzić sobie z ich skutkami w sferze kadrowej.
Płaca jak za przestój
Co do zasady pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę, którą już wykonał. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pomimo niewykonywania pracy wynagrodzenie będzie się należało. Tak jest m.in. przy przestoju. Wówczas za czas niewykonywania pracy pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie przestojowe. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 81 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502; dalej: k.p.) pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60 proc. wynagrodzenia. W żadnym przypadku nie może być ono jednak niższe od wysokości minimalnej płacy (w 2014 r. – 1680 zł, w 2015 r. – 1750 zł).
Problemy z wyliczeniem Jednak problemem może się okazać samo wyliczenie i wypłata takiego wynagrodzenia. A to dlatego, że w przypadku awarii systemu pracodawca, który prowadzi np. wnioski urlopowe w wersji elektronicznej, może mieć trudności w ustaleniu prawidłowej kwoty wynagrodzenia należnego pracownikowi. Może nie być bowiem wiadomo, który z pracowników, z jakiego urlopu w danym miesiącu korzystał albo czy np. miał dni nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej, albo czy chorował, jeżeli tych informacji nie uda się odtworzyć na podstawie innych dokumentów. Powstanie również wątpliwość, czy za okres przestoju powinny zostać naliczone premie.
Przy tej okazji warto podkreślić, że postulowane wprowadzenie e-dokumentacji pracowniczej, które przez pracodawców postrzegane jest jako formalne odciążenie, niesie ze sobą zagrożenia w szczególności w sytuacji utraty dokumentów sporządzonych wyłącznie w formie elektronicznej. Kłopoty z wypłatą Problem może się także pojawić z dotrzymaniem terminu wypłaty wynagrodzenia, jeśli awaria będzie trwała przykładowo 3 tygodnie. Z art. 85 k.p. wynika, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Dodatkowo wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Termin wypłaty określany jest przez pracodawcę w: * układzie zbiorowym pracy (pod warunkiem, że pracodawca jest takim układem objęty), * regulaminie pracy (w przypadkach, gdy pracodawca ma obowiązek go wydać), * innych przepisach prawa pracy.
Pracodawcy, którzy nie są zobowiązani do wydania regulaminu pracy, informują pracowników na piśmie między innymi o miejscu, czasie i terminie wypłaty wynagrodzenia, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 3 pkt 5 k.p.).
Ważne jest jednak to, że termin nie może być ustalony później niż na 10. dzień następnego miesiąca kalendarzowego. Załóżmy, że w regulaminie pracy jest zapis, że pracownicy otrzymują wypłatę ostatniego dnia miesiąca, za który się ona należy. Awaria systemu uniemożliwiła jednak pracodawcy wypłatę pensji w tym terminie i zrobił to 10. dnia kolejnego miesiąca. – W takiej sytuacji pracownicy mogą potencjalnie domagać się odsetek z tytułu opóźnienia w wypłacie za te 10 dni.
Bez kary z PIP
Na tym tle pojawiają się jeszcze inne wątpliwości – czy niedochowanie terminu wypłaty wynagrodzenia w takiej sytuacji stanowi ciężkie naruszenie podstawowych praw pracowniczych, za które grozi pracodawcy kara ze strony Państwowej Inspekcji Pracy? Taka kwalifikacja jest mało prawdopodobna ze względu na okoliczności zewnętrzne wpływające na sytuację pracodawcy. Ponadto trudno byłoby również uznać, że w takiej sytuacji pracownik miałby podstawy do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym z winy pracodawcy 551 k.p.).
(art.
WAŻNE
W kodeksie pracy nie ma definicji przestoju. Przyjmuje się, że powstaje w wyniku nieoczekiwanych zakłóceń normalnego toku prac zakładu. Przestój jest pojęciem odrębnym od przerwy w wykonywaniu pracy. Przestój to pojęcie węższe.
Inne rozwiązania
W czasie awarii firma może w zależności od sytuacji rozważyć również inne rozwiązania obejmujące przykładowo: pracę w domu, powierzenie pracownikowi innej pracy, telepracę lub wysłanie pracownika na przymusowy zaległy urlop. Poniżej szczegóły.
1. Powierzenie innych zadań
Artykuł 81 par. 3 k.p. przewiduje wprost możliwość powierzenia pracownikowi przez pracodawcę innej odpowiedniej pracy na czas przestoju, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak niż przysługujące pracownikowi wynagrodzenie przestojowe. Należy zwrócić uwagę, iż przepisy nie przewidują wprost limitu czasu, na jaki taka praca może zostać powierzona, odnosząc się jedynie do okresu przestoju. Nie jest również wykluczone, aby w takiej sytuacji pracodawca skorzystał z art. 42 par. 4 k.p., zgodnie z którym może przenieść pracownika na inne stanowisko pracy, bez wręczania mu wypowiedzenia zmieniającego, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. W przedmiotowej sytuacji bardziej właściwe jest oparcie się na art. 81 par. 3 k.p., ponieważ jest to przepis szczególny w stosunku do art. 42 par. 4 k.p. – praca powierzona na czas przestoju nie musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika, nie musi być tak samo wynagradzana i nie jest ograniczona czasowo. Powyższe rozwiązania wydają się najbezpieczniejsze, pod warunkiem, że pracodawca ma inną pracę, do której mógłby skierować pracowników.
2. Praca w domu
Dopuszczalne może być również, za zgodą pracownika, wysłanie go do pracy w domu do czasu, aż awaria zostanie usunięta. Istnieje tutaj jednak wiele ryzyk, w tym ryzyko związane z zapewnieniem podwładnemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy (art. 94 pkt 4 k.p.) lub wykonywaniem przez pracownika pracy poza ustalonym miejscem pracy. Miałoby to szczególne znaczenie w sytuacji, gdyby w trakcie pracy w domu doszło do wypadku przy pracy.
3. Telepraca
Największe wątpliwości budzi wprowadzenie telepracy. Zakładając, że pracownik na co dzień wykonuje swoją pracę w siedzibie pracodawcy, można przypuszczać, że firma nie posiada żadnych regulacji wewnętrznych dotyczących takiej formy wykonywania zadań. Takie przepisy zgodnie z art. 676 k.p. określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zawodowymi, a gdy nie ma związków – z przedstawicielami załogi. Wydaje się jednak mało prawdopodobne, aby w obliczu potężnej awarii pracodawca chciał ustalać zapisy o telepracy. Musiałyby ponadto zostać spełnione przesłanki dotyczące definicji telepracy zawartej w art. 675 k.p., co może być problematyczne. 4. Wysłanie na urlop Innym stosowanym przez pracodawców rozwiązaniem w razie awarii jest wysyłanie pracowników na przymusowy urlop. Ale tutaj uwaga, często pracodawcy wysyłają na takie wolne, uznając, że mogą podjąć decyzję jednostronnie. Okazuje się jednak, że mogą zmusić pracownika do wykorzystania urlopu, ale tylko tego zaległego. Termin urlopu bieżącego zasadniczo ustala się w porozumieniu z pracownikiem, na wniosek pracownika.