STOSUNKI PRACY: E-mail z wnioskiem o gotówkową wypłatę wynagrodzenia. Numer rachunku bankowego podany na USB. Taka ma być rzeczywistość w relacjach kadrowych już od 1 stycznia 2019 r. Żadne certyfikowane parafy nie będą potrzebne – twierdzą eksperci. Rewolucja szykuje się za sprawą ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca).
Pojawiający się w regulacjach ustawy zmieniającej termin „postać elektroniczna” nie jest wprawdzie nowy, bo występuje np. w art. 97 par. 11 kodeksu pracy od 1 stycznia 2017 r. Tyle że mało kto przećwiczył ten przepis w praktyce. Dotyczy on bowiem składania przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej wniosku o wydanie świadectwa pracy, gdy w ciągu 7 dni od rozwiązania jego poprzedniego stosunku pracy jest nawiązywany nowy. Jak często to się zdarza? Niezwykle rzadko. Więc brak definicji „postaci papierowej lub elektronicznej” nie dokucza. Aby problemów nie było również po wejściu w życie ustawy zmieniającej, potrzebne jest wyjaśnienie, co oznacza „postać elektroniczna”.
Ustawa zmieniająca daje wybór między postacią papierową a elektroniczną. Zapewnia go zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy w odniesieniu do przesyłania określonych oświadczeń, wniosków i informacji, np. o numerze rachunku bankowego.
Kłopot w tym, że nie tłumaczy, jak należy „postać elektroniczną” rozumieć. Kodeks cywilny takim terminem posługuje się przy oświadczeniach woli (art. 60 k.c.), ale już przy czynnościach prawnych używa sformułowania „forma elektroniczna”, której zachowanie wymaga elektronicznej postaci oświadczenia woli opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 k.c.). Rodzi się zatem pytanie, czy – na podstawie art. 300 k.p. – trzeba będzie sięgać do tej drugiej regulacji kodeksu cywilnego? Eksperci zgodnie twierdzą, że nie.
W tym przypadku ważniejszy jest cel ustawy zmieniającej, którym jest ułatwienie przepływu dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. W uzasadnieniu do projektu zapisano wprost brak obowiązku „składania” kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Stanowisko ekspertów można poprzeć jeszcze jednym argumentem: ustawodawca zobowiązał pracodawcę do użycia takiego podpisu (albo pieczęci) tylko przy zmianie formy dokumentacji pracowniczej z papierowej na zdigitalizowaną w nowym art. 948 par. 2 k.p., natomiast w innych przepisach ustawy zmieniającej nie zamieścił takiego warunku. Można zatem zakładać, że uczynił to świadomie. Czy zgodzą się z tą interpretacją projektodawcy ustawy? Czekamy na rządowe stanowisko.
OPINIA EKSPERTA
Monika Krzyszkowska-Dąbrowska radca prawny w Sołtysiński Kawecki & Szlęzak
Nie trzeba sięgać do kodeksu
Ustawa zmieniająca posługuje się pojęciami „postaci papierowej” lub „postaci elektronicznej” w odniesieniu do określonych oświadczeń, wniosków i informacji składanych przez, odpowiednio, pracodawcę oraz pracownika. Dotyczy to przykładowo złożenia przez pracownika, w jednej z tych postaci, wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Z uzasadnienia projektu ustawy wynika wprost intencja zniesienia obowiązku używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego we wskazanych w niej sytuacjach, a nie stosowania przepisów kodeksu cywilnego. Dlatego przez postać elektroniczną nie należy rozumieć elektronicznej formy czynności prawnej obejmującej wymóg złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak zdefiniowania postaci elektronicznej może być źródłem wątpliwości. Realizowana będzie ona w praktyce zapewne za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale nie można wykluczyć również innych nośników informatycznych lub środków komunikacji. Powstaje pytanie, jak pracodawcy będą przechowywać dla celów dowodowych tak złożone/wysłane dokumenty. Być może odpowiedź przyniesie rozporządzenie, które ma określić szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
Pełny artykuł dostępny pod linkiem