Gdy umowa spółki nie przewiduje końca urzędowania członka zarządu, niekoniecznie trwa on wiecznie. Lepiej wyraźnie zapisać, kiedy to nastąpi.
Kiedy wygasa mandat członka zarządu? Reguluje to art. 202 KSH. Jego brzmienie zdaje się być oczywiste. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej – mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok – jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. W obu przypadkach umowa spółki może stanowić odmiennie.
Mandat wygasa, co oczywiste, również z innych powodów – takich jak śmierć, rezygnacja, odwołanie – te przypadki pozostawiam poza zakresem niniejszej analizy.
Umowa spółki może dowolnie ukształtować zasady wygaśnięcia mandatu w związku z upływem okresu, na który powołany został członek zarządu. Problem pojawia się w sytuacji gdy umowa spółki milczy co do momentu wygaśnięcia mandatu. W literaturze obszernie skomentowano, z jaką chwilą wygasa wówczas mandat członka zarządu. Chodzi o chwilę zatwierdzenia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji albo przypadki wskazane w §4 art. 202 KSH (tj. śmierć, rezygnację, odwołanie).
Przypadki historyczne – kodeks handlowy
Ciekawszym przypadkiem jest sytuacja gdy zachodzą następujące okoliczności:
– umowa spółki nie przewiduje, kiedy mandat członka zarządu wygasa,
– spółka od wielu lat zarządzana jest przez tego samego członka zarządu (niezmiennie na podstawie jednej uchwały, na mocy której do owego zarządu wszedł),
– w międzyczasie doszło do zmiany przepisów prawa lub samej umowy spółki w zakresie kadencji zarządu.
Przypuśćmy, że członek zarządu Y sp. z o.o. został powołany do zarządu jeszcze pod rządami kodeksu handlowego (np. w 1998 r.). Uchwała o powołaniu nie wskazywała, na jaki okres jest powoływany. Umowa spółki obowiązująca w dacie powołania również nie precyzowała tej kwestii. Następnie umowa spółki została zmieniona w ten sposób, że wprost wskazano w niej powoływanie członków zarządu na czas nieokreślony. Po jakimś czasie umowa spółki została zmieniona ponownie, tym razem wprowadzając powołanie członków zarządu na pięcioletnią kadencję. Przez cały ten okres członek zarządu – Pan A – pełnił swoją funkcję. Poza pierwotną uchwałą o jego powołaniu, nie były podejmowane inne uchwały ani czynności dotyczące jego mandatu. Czy Pan A na pewno uprawniony jest do reprezentowania oraz prowadzenia spraw Y sp. z o.o.?
Pierwszy problem pojawia się przy ocenie jego pierwotnego powołania. Czy bowiem na gruncie kodeksu handlowego powołany został na czas określony (analogicznie do art. 202 §1 KSH – na rok) czy też nieokreślony? Obowiązujący wówczas kodeks handlowy (art. 196 KH) stanowił, że „mandaty członków zarządu wygasają z dniem odbycia zgromadzenia spólników, zatwierdzającego sprawozdanie, bilans i rachunek zysków i strat za ostatni rok ich urzędowania”. Przepis nie przewidywał (inaczej niż aktualny art. 202 §1 KSH) domniemania jednorocznej kadencji. Mandat wygasał zatem z chwilą zatwierdzenia sprawozdania za ostatni rok urzędowania.
W takiej sytuacji powstaje pytanie: który rok był ostatnim, skoro czas urzędowania nie został określony w żadnym dokumencie? Liczenie ostatniego roku „od tyłu” (tj. wstecz od chwili gdy kadencja ustała) prowadzi do problemu błędnego koła. Jeśli bowiem powołanie było na czas nieokreślony, to mandat – jak się zdaje – wygasał z chwilą odwołania członka zarządu. W takim przypadku regulacja o jego wygaśnięciu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest zbędna. Czyli mandat – w przypadku Pana A – wygasnąć mógł z chwilą zatwierdzenia roku 1998 i od tego czasu nie mógł on skutecznie podejmować czynności jako członek zarządu Y sp. z o.o.
Zmiana umowy spółki w trakcie kadencji
Przyjmijmy, że powołanie Pana A nastąpiło na czas nieokreślony. Wprawdzie brzmienie art. 196 KH było tu niejednoznaczne, ale ostatecznie skwitowała to zmiana umowy spółki Y sp. z o.o., wprowadzająca wprost powoływanie członków zarządu na czas nieokreślony. Pojawia się pytanie: czy w momencie gdy umowa spółki została zmieniona (w drugiej połowie 2005 r.) i wprowadzono do niej kadencję 5-letnią, to również kadencja Pana A „przekształciła się” w kadencję na czas oznaczony (5 lat)? I kolejne pytanie: czy owa kadencja upłynęła z chwilą zatwierdzenia sprawozdania za rok 2010 (tj. za ostatni pełny rok pełnienia funkcji)?
W mojej ocenie powyższa zmiana umowy spółki (wprowadzenie 5-letniej kadencji) skutkowała również „skróceniem” kadencji Pana A – w szczególności, z uwagi na fakt, że uchwała powołująca Pana A do zarządu nie wskazywała okresu na jaki został powołany. Jego powołanie miało zatem charakter stosunku trwałego (ciągłego), który – w trybie zmiany umowy spółki – wspólnicy postanowili zmodyfikować. Licząc bieg nowej kadencji od drugiej połowy 2005 r. (moment zarejestrowania zmian do umowy spółki), jej upływ nastąpił zatem z chwilą zatwierdzenia sprawozdania za rok 2010.
Potencjalnie można by argumentować, że nowa „okresowa” kadencja dotyczyła zarządu powołanego dopiero po zarejestrowaniu zmiany umowy spółki. Mandat członków już urzędujących nie wygasł, ponieważ nie zaszła żadna z okoliczności wskazanych w art. 202 §4 KSH, a wspólnicy dali temu wyraz udzielając corocznie absolutorium Panu A.
Podobnie wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 04.03.2015 r. (sygn. akt IV CSK 340/14).Wynika z niego, że pomimo braku pisemnych uchwał o odnowieniu mandatu na kolejne kadencje, okoliczności faktyczne – np. absolutorium, prowadzenie działalności przez spółkę (za pośrednictwem członka zarządu), niezmienne figurowanie takiego członka w KRS, może oznaczać dorozumianą wolę wspólników utrzymywania składu zarządu w jego pierwotnym składzie i odnawiania mu mandatu. Argumentacja taka – choć poparta wyrokiem SN – nie jest jednak pozbawiona ryzyka jej zakwestionowania (w szczególności w przypadku sporu pomiędzy wspólnikami spółki).
W praktyce
Podobne przykłady z praktyki można by mnożyć. Żeby uniknąć podobnych problemów warto poświęcić chwilę na rozsądne uregulowanie kwestii mandatu i kadencji członków zarządu w umowie spółki.