Rzeczpospolita, prof. Stanisław Sołtysiński
Rzeczpospolita: Jak powinno wyglądać zawiadomienie o zgromadzeniu w spółce z o.o.?
Stanisław Sołtysiński: W spółce z o.o. zgromadzenie zwołuje się za pomocą listów poleconych lub poczty kurierskiej wysyłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem. Zawiadomienie pocztą elektroniczną jest dopuszczalne, jeżeli wspólnik wyraził na to pisemną zgodę i podał swój adres (art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych). Co do zasady ustawa nie wymaga, aby zawiadomienie dotarło do adresata.
Jak się ma bronić formalnie zawiadomiony wspólnik, gdy dostał np. czystą kartkę w kopercie?
Jeżeli zawiadomienie było wysłane listem poleconym lub przesyłką kurierską dwa tygodnie wcześniej, to adresat ma z reguły dość czasu, aby wyjaśnić sprawę w zarządzie. Rzeczywiście, praktyka sygnalizuje próby oszustw zarówno po stronie organów spółki, jak i wspólników. Wspólnik może twierdzić, że otrzymał czystą kartkę w przesyłce od zarządu. Powinien natychmiast podjąć próbę wyjaśnienia sprawy.
Co powinno zawierać zaproszenie na zgromadzenie wspólników?
W zaproszeniu należy podać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad, a gdy planowana jest zmiana umowy spółki, należy wskazać istotne elementy treści prognozowanych zmian (art. 238 par 2 k.s.h.). Miejsca zgromadzenia nie należy mylić z siedzibą spółki. Zaproszenie powinno wskazywać dokładny adres, pod którym ma się odbyć zgromadzenie.
Czy naruszenia przepisów o zwoływaniu zgromadzeń wspólników powodują zawsze uchylenie bądź stwierdzenie nieważności podjętych na nim uchwał?
Co do zasady naruszenie przepisów lub postanowień statutu jest podstawą do wytoczenia powództwa o uchylenie bądź stwierdzenie nieważności uchwały. Przepisy o zwoływaniu zgromadzeń zawierają w większości normy bezwzględnie obowiązujące. Jednak nowsze orzecznictwo przyjmuje trafne założenie, że automatyczne stosowanie sankcji nieważności na podstawie art. 58 par. 1 kodeksu cywilnego byłoby sprzeczne z naturą spółki oraz interesem spółki i wspólników. Podstawę elastycznego stosowania obu sankcji stanowi art. 2 zd. 2 k.s.h. Mówi on, że przepisy k.c. należy stosować odpowiednio, jeżeli wymaga tego natura stosunku prawnego spółki. Sąd Najwyższy nakazuje badać, czy naruszenie przepisów porządkowych (np. opóźnienie zawiadomienia o jeden dzień) ma wpływ na treść zaskarżonej uchwały.
W niedawnym wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie nie dopatrzył się podstaw do uchylenia uchwały, którą powzięto pod nieobecność jednego z czterech wspólników spółki z o.o., który dysponował 37 proc. udziałów. Został on zawiadomiony, że zgromadzenie odbędzie się „w siedzibie spółki”, a tymczasem doszło do zmiany adresu jej biura. Gdy dotarł pod właściwy, zgromadzenie już się skończyło. Pod nieobecność powoda pozostali wspólnicy wyrazili zgodę na zbycie udziałów spółki córki.
W tym wypadku powód został w istocie pozbawiony udziału w zgromadzeniu wskutek naruszenia art. 238 par. 2 k.s.h., który wymaga podania w zaproszeniu miejsca zgromadzenia. Sąd Najwyższy orzekł, że pozbawienie udziału akcjonariusza w walnym zgromadzeniu powoduje nieważność podjętych uchwał, nawet gdyby jego obecność nie miała mieć wpływu na wynik głosowania (wyrok SN z 10 czerwca 2005 r., II CK 715/04). Wskutek wadliwego zawiadomienia powód utracił szansę przekonania wspólników, że podjęta uchwała jest sprzeczna z interesem spółki. Dysponując 37 proc. udziałów, mógł przesądzić o odrzuceniu wniosku zarządu, gdyby przekonał do swego stanowiska choćby jednego wspólnika.
Czy wspólnik może sobie jakoś zagwarantować, że będzie dostawał zaproszenia do rąk własnych?
Podczas nowelizacji art. 238 par. 1 k.s.h. w 2003 r. zniesiono wymóg pisemnego potwierdzenia odbioru jako zbyt uciążliwy dla spółek. Należy jednak uwzględnić, że w małych spółkach zarząd ma obowiązek upewnić się, czy zaproszenie dotarło do adresata, np. gdy wiadomo mu o obłożnej chorobie jednego ze wspólników. Obowiązek zarządu może wynikać w tak wyjątkowych sytuacjach także z zasad współżycia społecznego, które obejmują obowiązek lojalności zarządu wobec spółki i jej udziałowców (art. 345 par. 1 k.c.). Wspólnicy powinni też dbać o swoje interesy, gdyż prawo handlowe daje tylko ograniczoną ochronę osobom naiwnym lub zaniedbującym własne sprawy.
Rozmawiał Marek Domagalski.