Przedstawiciele pracowników – doraźnie czy na stałe

06.09.2018

Rzeczpospolita, autor: Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, Marta Rogocz

Przy braku związków zawodowych, pracodawca musi współdziałać w wielu sprawach dotyczących pracowników z ich przedstawicielami. W praktyce możliwe jest funkcjonowanie różnych standardów.

Pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, nie jest zupełnie nieskrępowany w podejmowaniu decyzji dotyczących spraw pracowniczych. Przepisy prawa pracy w określonych przypadkach nakładają na niego wymóg współdziałania z przedstawicielami pracowników. Brak jest jednak regulacji dotyczącej szczegółowego sposobu ich wyłaniania, operowania czy też trwałości umocowania. Ustawodawca odwołuje się tu do trybu przyjętego u danego pracodawcy.

W tym zakresie możliwe są różnorodne rozwiązania. W szczególności nie jest jasne, czy przedstawiciele pracowników powinni być wybierani ad hoc – każdorazowo, kiedy zajdzie potrzeba kooperacji, czy też mogą działać na zasadzie stałego przedstawicielstwa.

Konieczne współdziałanie

Szereg rozwiązań istotnych zarówno z perspektywy organizacji pracy, jak i funkcjonowania przedsiębiorstwa, m.in.:

  • wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego lub ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 150 § 3 pkt 2 k.p.),
  • wprowadzenie przerywanego czasu pracy (art. 139 § 3 k.p.),
  • zawieszenie stosowania niektórych przepisów prawa pracy (art. 91 § 2 k.p.),
  • ustalenie wykazu prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 4 k.p.)

pracodawca może wprowadzić jedynie po uzyskaniu porozumienia z przedstawicielami pracowników.

Natomiast w innych sprawach konieczne jest jedynie przeprowadzenie konsultacji. Dotyczy to m.in.:

  • ustalenia warunków telepracy (art. 676 § 4 k.p.),
  • podjęcia niektórych z działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w zakładzie pracy, m.in. zmiany w organizacji pracy, wyposażenia stanowisk pracy i oceny ryzyka zawodowego (art. 225 § 2 k.p., art. 23711a w zw. z art. 23713a k.p.).

Konsultacje z przedstawicielami pracowników są konieczne również na potrzeby zwolnień grupowych (art. 2 ust. 7 i art. 3 ust. 5 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Natomiast z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów – który zgodnie z literalnym brzmieniem ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działa jednoosobowo – pracodawca powinien uzgodnić zasady i warunki korzystania ze świadczeń czy też postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu (art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Procedura wyborów…

Przepisy wskazują, że przedstawicieli powinni wyłonić (czyli wybrać) w liczbie co najmniej dwóch (wskazuje na to liczba mnoga) pracownicy według sposobu przyjętego w zakładzie pracy. Brak sformułowania szczegółowych reguł w tym zakresie na poziomie ustawowym wprowadza sporo wątpliwości oraz przyzwolenia dla różnorodnych rozwiązań praktycznych.

Najwięcej trudności nastręcza ustalenie trybu przyjętego u danego pracodawcy. Wielu pracodawców czy ich pracowników nie wypracowało zwyczajowych zasad wyboru. W tej sytuacji korzystnym rozwiązaniem wydaje się ustalenie reguł przeprowadzania wyborów przedstawicieli pracowników w regulaminie pracy, obwieszczeniu pracodawcy lub innym dokumencie wewnątrzzakładowym. Możliwe jest również ich wprowadzenie w regulaminie wyborów ustalonym przez pracodawcę specjalnie w tym celu. W treści takiego dokumentu powinny się znaleźć m.in.:

  • sposób przeprowadzania wyborów,
  • metoda liczenia głosów,
  • termin i tryb zgłaszania kandydatur,
  • liczba wybieranych przedstawicieli.

Wydaje się, że nie ma przeszkód, by pracodawca za pośrednictwem swoich służb zapewnił przeprowadzenie wyborów na poziomie organizacyjnym, przy założeniu braku jego ingerencji w same wybory. Jednak szczegółowe wewnętrzne zasady funkcjonowania powinni ustalić bezpośrednio sami pracownicy.

…i sposób ich przeprowadzenia

Najbardziej pożądane jest przeprowadzenie wolnych, demokratycznych wyborów przy udziale wszystkich pracowników. Wówczas nie powinno być wątpliwości, że przedstawicielstwo wyłonione w taki sposób posiada mandat do reprezentacji pracowników. Pozostaje to również w zgodzie z Konwencją MOP Nr 135 z 23 czerwca 1971 r. dotyczącą ochrony przedstawicieli pracowników w przedsiębiorstwach i przyznania im ułatwień. W art. 3 lit. b) przewiduje ona, że przedstawiciele ci powinni być wybierani w wolnych wyborach przez pracowników przedsiębiorstwa.

Pracodawca nie powinien ingerować w sam proces wyborczy. Nieprawidłowa jest zatem procedura, w której wskazywałby on przedstawicieli samodzielnie, nawet przy następczej akceptacji pracowników. W takiej sytuacji pracodawca naraziłby się także na zarzut naruszenia art. 2 Konwencji MOP Nr 98 z 1 lipca 1949 r. dotyczącej stosowania zasad prawa organizowania się i rokowań zbiorowych. Zgodnie z tym przepisem tworzenie organizacji pracowników, ich działalność oraz zarządzanie nimi powinno być wolne od aktów ingerencji ze strony pracodawcy. Są to w szczególności zachowania zmierzające do spowodowania utworzenia organizacji pracowników, które byłyby opanowane przez pracodawcę, czy wspieranie organizacji pracowników finansowo lub w inny sposób w celu podporządkowania ich kontroli pracodawcy.

Wybór na stałe – pożytek czy ryzyko

Przeprowadzanie wyborów przedstawicieli pracowników ad hoc jest problematyczne dla pracodawcy ze względu na czasochłonność oraz kwestie organizacyjne. W szczególności dotyczy to przedsiębiorstw o złożonych strukturach organizacyjnych lub prowadzenia przez pracodawcę działalności w kilku różnych, znacznie oddalonych od siebie lokalizacjach. Ma to wpływ na szybkość procesu decyzyjnego pracodawcy.

Mimo że ta kwestia nie została jednoznacznie rozstrzygnięta, istnieją argumenty za tym, iż zasadniczo dopuszczalny jest wybór stałych przedstawicieli pracowników funkcjonujących w trybie przyjętym u danego pracodawcy dla celów konsultacji lub uzgadniania spraw przewidzianych przepisami prawa pracy, z wyłączeniem jednak – ze względu na specyfikę i ryzyko zakwestionowania – zwolnienia grupowego. Powołanie stałego przedstawicielstwa pracowniczego istotnie wpływa na podejmowanie decyzji i ograniczenie komplikacji organizacyjnych w zakładzie pracy, eliminując potrzebę wielokrotnego organizowania i koordynowania wyborów. Może też pozytywnie wpłynąć na wypracowanie skutecznych metod negocjacyjnych i ułatwienie współpracy, a w konsekwencji przyczynić się do rozwoju zakładowego dialogu społecznego. W każdym jednak przypadku cel wyłonienia przedstawicieli pracowników powinien zostać szczegółowo i ściśle określony przy ich wyborach, tak aby pracownicy mieli pełną informację umożliwiającą im podjęcie decyzji oraz kontrolę tego procesu oraz aby uniknąć ryzyk zakwestionowania ich umocowania.

Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, Senior Counsel, radca prawny, kancelaria Sołtysiński Kawecki & Szlęzak

Marta Rogocz, prawnik, Izba Adwokacka w Warszawie

Poważne konsekwencje

Przeprowadzenie konsultacji z nieprawidłowo wybranymi przedstawicielami może mieć daleko idące konsekwencje. Tytułem przykładu konsultacje zwolnień grupowych z niewłaściwie wyłonionymi reprezentantami pracowników mogą skutkować wadliwością zwolnienia grupowego. Podobnie skutkiem wprowadzenia ruchomego czasu pracy w uzgodnieniu z niewłaściwymi przedstawicielami pracowników może być ustalenie pracy nadliczbowej pracowników. W pewnych okolicznościach potencjalnie w grę wchodzić mogłaby również odpowiedzialność wykroczeniowa osób działających w imieniu pracodawcy (art. 281 pkt 3 i 5 k.p., art. 283 § 1 k.p.).

Na czas określony

Nie jest jednoznaczne, czy stała reprezentacja pracowników (w tym w szczególności funkcjonująca na zasadzie kadencyjności) zamiast każdorazowego wyboru przedstawicieli ad hoc (w celu rozstrzygnięcia konkretnej sprawy) jest zawsze możliwa. Słuszne wydaje się, że jeśli wybór przedstawicieli nie został wyraźnie ograniczony do dokonania tylko jednej, konkretnej czynności, to nie powinno być przeszkód, by dane przedstawicielstwo dysponowało szerszym mandatem (co powinno wyraźnie wynikać z zakresu umocowania). Przemawia za tym kodeksowe odwołanie do sposobu wyborów przedstawicielstwa przyjętego u danego pracodawcy, a zatem pozostawiając mu dużą swobodę w tym zakresie. Wyłączenie powinno dotyczyć spraw specyficznych pod względem konsultacji, w tym zwolnień grupowych. Wybór ma bowiem wówczas charakter celowy i zarazem także jednorazowy, co oznacza, że mandat takich przedstawicieli powinien ulec wygaśnięciu po dokonaniu stosownych konsultacji.