Czy przedsiębiorcy mogą kserować dowody?

W grudniu 2015 roku Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, dr Edyta Bielak-Jomaa, zakwestionowała w mediach stosowaną przez wielu przedsiębiorców praktykę kserowania dowodów osobistych, wskazując, że kopiowanie dokumentu jest często zbędne oraz prowadzić może do kradzieży tożsamości.

Słowa GIODO obiły się szerokim echem w Internecie i mediach, chociaż w rzeczywistości debata nad zasadnością kserowania dowodów toczy się już od wielu lat. Znaczna część konsumentów przyzwyczaiła się do tego, że przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, banki, wypożyczalnie, dziekanaty czy hotele kserują ich dowody osobiste. Od wielu lat pojawiają się również głosy, że kserowanie dowodów jest praktyką bardzo ryzykowną dla konsumentów, gdyż w znacznym stopniu ułatwia kradzież tożsamości.

Do tej pory jako rozstrzygający argument w dyskusji nad dopuszczalnością kserowania dowodów wskazywano wyrok Naczelnego Sądu Administracyjny z dnia 19 grudnia 2001 roku (sygn. akt II SA 2869/00). NSA stwierdził w nim, że wykonanie kopii dokumentu jest czynnością techniczną, oraz nie może przesądzać samo w sobie o legalności albo nielegalności utrwalania oraz przetwarzania danych osobowych. W trakcie tego postępowania, GIODO oraz Rzecznik Praw Obywatelskich kwestionowali praktykę kserowania dowodów, podkreślając m. in. że może prowadzić ona do nieuzasadnionego zbierania danych oraz naruszać wymaganie adekwatności przetwarzania danych. NSA uznał jednak, że pod warunkiem spełnienia przesłanki legalności przetwarzania danych zawartych w dokumentach, również ich kserowanie będzie legalne.

W praktyce oprócz budzącego kontrowersje art. 112b prawa bankowego zgodnie z którym banki mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych, brak jest generalnego przepisu, który upoważniałby innych przedsiębiorców do zbierania wszystkich danych zawartych w dokumentach tożsamości (chociażby wizerunku). Z tego względu częstą praktyką stało się zbieranie przez przedsiębiorców dodatkowych zgód na przetwarzanie danych zawartych w dowodzie osobistym, które mogą nie być potrzebne dla zawarcia i realizacji umowy. Z prawnego punktu widzenia kserowanie dowodów przeważnie odbywa się więc zgodnie z prawem. W praktyce odmowa wydania zgody na skserowanie dowodu może jednak wiązać się co najmniej z pewnymi komplikacjami, a nawet odmową podpisania danej umowy, co w niektórych przypadkach (np. świadczenia publicznie dostępnych usług  telekomunikacyjnych) może być również sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Rodzi to również wątpliwości co do dobrowolności przekazanej zgody i w rezultacie, jej skuteczności.

Wyraźne zajęcie stanowiska przez GIODO nie zmienia na razie oceny, że kserowanie dowodów osobistych z punktu widzenia prawa ochrony danych osobowych pozostaje czynnością techniczną. Ze względu na niewiążący charakter deklaracji GIODO raczej nie zakończy ona praktyki kserowania dokumentów. W opinii wielu przedsiębiorców, posiadanie kserokopii dowodu pozwala im na identyfikację klienta oraz zapewnia trwały i możliwy do odtworzenia w każdym czasie dowodu, że podane przez niego przy zawieraniu umowy dane były prawdziwe. Co więcej, kserowanie dokumentów pozwala również na zachowanie nadzoru nad pracownikami, ponieważ traktowane jest jako potwierdzenie, iż rzeczywiście dokonali oni danej czynności z konsumentem.

Chociaż niewiążące, stanowisko GIODO jest z pewnością istotne. Zwróciło ono uwagę opinii publicznej na kwestię, która wymaga dyskusji oraz  dokładnej analizy. Opinię GIODO traktować można również jako wskazówkę, że rezygnacja z kserowania dowodu w przypadku, w którym nie jest to niezbędne dla zawarcia umowy stanowi dobrą i zalecaną praktykę przetwarzania danych osobowych.